Adjunte archivos a borradores de Outlook y utilícelos como plantillas de correo electrónico
Trabajar con borradores de Outlook es algo a lo que la mayoría de nosotros ya estamos acostumbrados. En general, es una práctica bastante sencilla y que ahorra esfuerzo. Outlook le pedirá automáticamente que guarde su correo electrónico si cierra la ventana sin enviarlo, o puede conservarlo si prefiere terminar de redactar un mensaje más tarde. Y aquí viene otra ventaja de esta opción: ¿por qué no usar bocetos como plantillas? Nuestro complemento Plantillas de correo electrónico compartidas es tan amigable con los borradores de Outlook por dos razones clave:
Si esta característica le parece valiosa, mi guía destacará los puntos principales y los preparativos.
Comience creando un borrador de Outlook
Por ahora, no todos son usuarios experimentados, y esta parte tratará sobre los pasos para principiantes:
- Abre un Nuevo Email para crear un mensaje en Outlook (o usar un acceso directo Ctrl + N).
- Rellénelo con texto y adjunte uno o más elementos requeridos: puede hacer clic en Adjuntar archivo en la barra de menú superior o simplemente arrástrelo y suéltelo desde cualquier lugar de su computadora.
- Ahora intente cerrar la ventana de correo electrónico e inmediatamente se le pedirá que guarde el borrador, así es como funciona:
Consejo. Otra forma rápida es pulsar Archivo > Guardar y ¡listo!
Siéntase libre de encontrar este borrador en la carpeta Borradores en el panel de navegación:
Consejo. Si ya no necesita un borrador, puede eliminarlo en cualquier momento presionando el botón Cancelar en la esquina superior derecha de la ventana del mensaje.
De forma predeterminada, estará allí de forma segura hasta que vuelva a editarlo y enviarlo. Sin embargo, solo puede hacerlo una vez porque cuando se envía, cualquier borrador se convierte en un correo electrónico saliente. Se elimina automáticamente de borrador carpeta y el único lugar para encontrar la información que incluiste es Elementos enviados plegable.
Bueno, al comienzo de mi publicación anuncié que permitía aplicar bocetos varias veces. Si no le importa experimentar con nuestra herramienta, le explicaré cómo hacerlo en la siguiente parte de mi artículo.
Establecer borradores de Outlook con archivos adjuntos como plantillas de correo electrónico
Aunque nuestras plantillas de correo electrónico compartidas ofrecen una amplia gama de funcionalidades, es una ayuda realmente confiable con archivos adjuntos que deben enviarse diariamente o semanalmente. Ya hemos compuesto un esquema, pero necesitamos pasos adicionales para convertirlo en una plantilla de trabajo.
- Vamos a crear una carpeta separada y mover el boceto allí. Haga clic derecho en el panel de navegación y seleccione Archivo nuevo:
Nota. No ignore este paso, porque más adelante esta carpeta jugará un papel de pista en el intercambio de información.
- Para transferir el boceto, haga clic derecho sobre él y seleccione Mover a su nueva carpeta (en mi ejemplo Mover a > Carpeta vinculada con bocetos):
O simplemente puede arrastrar el boceto a la carpeta recién creada.
- Ahora necesita vincular esta carpeta a las plantillas de correo electrónico compartidas. Abra el panel de complementos, haga clic con el botón derecho en el nombre del equipo requerido y seleccione la opción adecuada:
Como resultado, recibirá una pequeña ventana de confirmación con información para recordar:
Comparte tu información con tus compañeros de equipo
Hemos hecho la mayor parte del trabajo, pero es hora de otorgar acceso a su modelo a un equipo (si tiene uno):
- Vuelve a tu carpeta en Outlook y haz clic derecho sobre ella, elige propiedad en la parte inferior de la lista desplegable.
- Ir a Permiso tabula y presiona Agregar:
- Comience a escribir la cuenta de Outlook de su colega en el campo de búsqueda y confirme el correo electrónico tocando Agregar > Aceptar en la parte inferior de la ventana.
- Por defecto volverás a PERMISO pestaña, ¿ve un nuevo nombre agregado al cuadro? Si es así, hizo todo bien, continúe definiendo el nivel de permiso para este usuario:
Nota. Desafortunadamente, no es posible agregar varios usuarios a la vez, debe incluir y definir manualmente los permisos para cada miembro del equipo.
Consejo. Leer información detallada sobre los niveles de permiso Aquí.
- Y el paso final: haga visible su buzón de correo de Outlook. Haga clic derecho en la carpeta raíz con su dirección de correo electrónico, luego seleccione Permisos de carpeta. Agregue un compañero de equipo como se describe en el paso 2-4 y marque Carpeta visible caja:
No se preocupe aquí, esta opción solo muestra la estructura de carpetas mientras que el contenido permanece invisible.
¡Todo listo! El camino fue un poco complicado, pero en realidad solo tiene que completar la configuración una vez.
Recibí un mensaje de error
Haga clic en una plantilla, pero obtenga esto:
Como solución, primero intente actualizar los datos en la carpeta vinculada. Este paso es obligatorio después de cualquier cambio realizado por usted u otros miembros del equipo y ayuda a mantener todo sincronizado correctamente. La opción se puede encontrar fácilmente haciendo clic en los tres puntos junto a la carpeta vinculada:
Si el error persiste, puedo recomendarle que verifique su permiso para acceder a esta carpeta de Outlook.
Para obtener más información, consulte Documentos: Cómo adjuntar archivos a plantillas.
No tengo nada más que agregar y ahora estás listo para practicar. Siéntase libre de crear varios bocetos y moverlos a la carpeta vinculada, editar los existentes o aplicar los creados por su equipo.
Descargas disponibles
Presentación de plantillas de correo electrónico compartidas (.archivo PDF)
