Autocompletar tablas en plantillas de correo electrónico en Outlook
En este tutorial, verá cómo llenar una tabla de Outlook con datos de diferentes conjuntos de datos con unos pocos clics. Le mostraré cómo vincularlos correctamente utilizando plantillas de correo electrónico compartidas.
Tan irreal como parece ahora, será tan fácil una vez que termines de leer este tutorial 🙂
Primero, me gustaría tomarme un momento para hacer una pequeña introducción para aquellos que son nuevos en el blog y decir algunas palabras sobre nuestra aplicación de plantillas de correo electrónico compartidas para Outlook. Con este complemento práctico, multiplicará enormemente su productividad y su correspondencia por correo electrónico. Tendrá sus plantillas personales o compartidas previamente guardadas para convertirse en correos electrónicos listos para enviar con un solo clic. No se preocupe por los hipervínculos, los colores o cualquier otro formato, todo se conservará.
Puede instalar plantillas de correo electrónico compartidas en su PC, Mac o tableta Windows directamente desde Tienda de Microsoft y pruebe su funcionalidad para sus casos de uso personal. Nuestros tutoriales de Docs y una variedad de artículos de blog lo ayudarán a comprender completamente la funcionalidad de la herramienta y lo alentarán a que forme parte de su flujo de trabajo;)
Cómo completar varias filas de tablas a partir de una sola fila de conjunto de datos
Para mostrarle cómo llenar diferentes filas en un conjunto de datos, usaré ejemplos básicos para que pueda hacerse una idea y luego optimizar estas técnicas para sus propios datos.
Consejo. En caso de que quiera refrescar su memoria sobre conjuntos de datos, puede volver a mi tutorial Crear plantillas rellenables a partir de conjuntos de datos, cubrí ese tema para usted;)
Así que mis datos de ejemplo serían:
| columna clave | A | B | C | d |
| 1 | ah | b | C | 10 |
| 2 | ah | cama y desayuno | corriente continua | 20 |
| 3 | ah | bbb | ccc | 30 |
La primera columna es, como siempre, la clave. El resto de las columnas poblarán varias filas de nuestra futura tabla, te mostraré los pasos a seguir.
Consejo. Siéntase libre de copiar esta tabla como su propio conjunto de datos y ejecutar algunas pruebas por su cuenta;)
Primero, necesito crear una tabla. Como describí en mi tutorial de tablas, simplemente presione en Mesa icono al crear/editar una plantilla y establecer un rango para la tabla futura.
Dado que mi tarea es completar varias filas con datos de un mismo conjunto de datos, será mejor que combine algunas filas de la primera columna para que las otras columnas estén asociadas con esta celda. También combinaría algunas columnas para mostrarle que las celdas combinadas no serán un problema para los conjuntos de datos.
Así que el patrón de mi futura plantilla será el siguiente:
Verá, he fusionado las dos filas de la columna clave y las dos columnas de la segunda fila. Por cierto, no olvides volver a mi tutorial Combinar celdas en Outlook en caso de que te lo hayas perdido 🙂
Entonces, vinculemos el conjunto de datos y veamos cómo funciona. Agregué dos filas más, fusioné las celdas necesarias de la misma manera y me conecté a un conjunto de datos.
Esto es lo que tengo en mi plantilla en la salida:
| columna clave | A | B |
| C | ||
| ~%[Key column] | ~%[A] | ~%[B] |
| ~%[C] | ||
Cuando pegue esta plantilla, se me pedirá que elija qué filas del conjunto de datos insertar en una tabla.
Como hemos seleccionado todas las filas del conjunto de datos, todas llenarán la tabla de muestra que tenemos. Esto es lo que obtendremos como resultado:
| columna clave | A | B |
| C | ||
| 1 | A | b |
| C | ||
| 2 | ah | cama y desayuno |
| corriente continua | ||
| 3 | ah | bbb |
| ccc | ||
Probablemente ya haya notado que falta algo en la tabla resultante. Así es, la columna D se ha cortado porque la disposición actual de las celdas no deja espacio para ella. Busquemos un lugar para la columna D abandonada 🙂
Decidí agregar una nueva columna a la derecha de mi tabla y reorganizar un poco los datos.
Nota. Como ya tengo el conjunto de datos vinculado a la segunda fila, no es necesario volver a vincularlo. Simplemente coloque el nuevo nombre de columna en la celda deseada y funcionará perfectamente.
Aquí está mi nueva tabla resultante:
| columna clave | A | B | C |
| d | |||
| ~%[Key column] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
Ahora tengo espacio para cada columna de mi conjunto de datos, así que cuando lo pegue, todos los datos se llenarán en mi correo electrónico, sin pérdida.
| columna clave | A | B | C |
| d | |||
| 1 | A | b | C |
| 10 | |||
| 2 | ah | cama y desayuno | corriente continua |
| 20 | |||
| 3 | ah | bbb | ccc |
| 30 | |||
Puede modificar y reorganizar la tabla como desee. Te he mostrado los pasos a seguir, el resto depende de ti 😉
Complete la tabla con datos de diferentes conjuntos de datos
Creo que ya sabes con certeza que un conjunto de datos está conectado a las filas de la tabla. Pero, ¿se ha preguntado si es posible agregar varias filas de tablas y completarlas a partir de varios conjuntos de datos? Claro que lo es 🙂 El procedimiento es totalmente el mismo, excepto por el enlace: tendrá que hacerlo varias veces (una para cada conjunto de datos). Eso es todo 🙂
Ahora regresemos de las palabras a la práctica y creemos otro conjunto de datos para vincular a la tabla de nuestro ejemplo anterior. También será una muestra no práctica para que puedas concentrarte en el proceso. Mi segundo conjunto de datos sería el siguiente:
| Columna clave 1 | X | Y | Z |
| A | X | y | z |
| B | XX | Sí | DD |
| C | xxx | ah | zzz |
Ahora tendré que volver a mi plantilla, modificar un poco la tabla y conectarme al segundo conjunto de datos. Si has leído detenidamente mis artículos anteriores sobre tablas y conjuntos de datos, no los enfrentarás en absoluto;) De todos modos, no te dejaré sin explicaciones, así que aquí están los pasos que realizo:
- Comienzo a editar la plantilla de la tabla y agrego nuevas filas a continuación:
- Para las nuevas filas, elijo fusionar las líneas de la segunda columna:
- Para vincular el segundo conjunto de datos a las nuevas filas, las selecciono todas, hago clic derecho en cualquier parte del rango y elijo «Enlace al conjunto de datos«:
Así es como se verá mi plantilla renovada después de los cambios anteriores:
| columna clave | A | B | C |
| d | |||
| ~%[Key column] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
| ~%[Key column 1] | ~%[X] | ~%[Y] | ~%[Z] |
Como puede ver, hay algunas celdas vacías en la última fila. La cuestión es que el segundo conjunto de datos tiene menos columnas, por lo que no se llenan todas las celdas (simplemente no hay nada con qué llenarlas). Creo que es una buena razón para aprender a agregar columnas a conjuntos de datos existentes y conectarlos a una tabla.
Voy a colorear las nuevas filas de color azul claro para que sean más llamativas y visuales, ya que estamos a punto de modificarlas un poco.
Consejo. Como ya vinculé este conjunto de datos a la segunda fila, no necesito volver a vincularlo. Simplemente ingresaré los nombres de las nuevas filas manualmente y la conexión funcionará a la perfección.
Primero, comenzaré editando el segundo conjunto de datos y agregando 2 columnas nuevas. Luego conectaré esas nuevas columnas a mi tabla existente. ¿Suena duro? Mírame hacerlo en unos pocos clics 🙂
¿Ver? Atar no es ciencia espacial, ¡es mucho más fácil de lo que parece!
Si decide vincular varios conjuntos de datos, simplemente agregue filas nuevas y vincúlelas como antes.
resumen
Hoy echamos un vistazo más de cerca a los conjuntos de datos de Plantillas de correo electrónico compartidas y aprendimos más sobre su funcionalidad y capacidades. Si tiene ideas sobre cómo organizar conjuntos de datos vinculados, o tal vez sienta que falta una funcionalidad importante, escriba algunas líneas en los comentarios. Estaré encantada de recibir comentarios tuyos 🙂
