Cómo adjuntar archivos en plantillas de correo electrónico compartidas

Con las plantillas de correo electrónico compartidas, puede adjuntar archivos desde OneDrive, SharePoint y direcciones URL. También puede crear un borrador de Outlook, adjuntarle un archivo y utilizar este borrador como plantilla. Además, es posible configurar un recordatorio de que se debe adjuntar un archivo del almacenamiento local al usar una plantilla en particular.

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Antes de que empieces

Presta atención a los siguientes puntos:

• Hay dos formas de adjuntar archivos: usando el programa Archivos adjuntos de mensajes en el editor de plantillas o usando la macro ~%Attachment. Estos son dos procesos diferentes, por lo que los archivos que adjunte usando la macro ~%Adjuntar no se mostrarán en Archivos adjuntos de mensajes diálogo.

• Puede experimentar limitaciones en el tamaño y la cantidad de archivos adjuntos que son diferentes en Office 365, Outlook.com y Exchange Server.

• Para evitar iniciar sesión en su cuenta de Microsoft cada vez que adjunte archivos desde OneDrive o SharePoint, habilite SSO.

• Cuando adjunte un archivo de OneDrive a una plantilla que se comparte con otros usuarios, asegúrese de que sus colegas tengan acceso al archivo o carpeta correspondiente de OneDrive. Puede crear una carpeta especial en OneDrive, compartirla con todos sus compañeros de equipo y recopilar todos los documentos que comparte en plantillas allí. Para obtener información detallada sobre cómo administrar el acceso en OneDrive, visite Compartir archivos y carpetas de OneDrive página en el sitio web de soporte de Microsoft.

• Cuando adjunte un archivo de SharePoint a una plantilla que se comparte con otros usuarios, asegúrese de que sus compañeros de equipo tengan acceso al archivo o carpeta correspondiente de SharePoint. Para obtener información detallada sobre cómo administrar el acceso en SharePoint, visite Compartir archivos o carpetas de SharePoint página en el sitio web de soporte de Microsoft.

• Cuando usa una plantilla con la macro ~%Adjuntar para adjuntar un archivo de OneDrive o SharePoint, la macro descarga el archivo elegido y lo adjunta al mensaje de correo electrónico que está abierto actualmente.

• Cuando usa una plantilla con la macro ~%Adjuntar para adjuntar un archivo de SharePoint, debe iniciar sesión en SharePoint para que la macro acceda al archivo.

• Adjuntar archivos de SharePoint con la macro ~%Adjuntar o Archivos adjuntos de mensajes El ícono no funcionará en cuentas gratuitas como Outlook.com porque no tienen SharePoint.

• Cuando adjunte un archivo desde una URL en una plantilla que se comparte con otros usuarios, asegúrese de que sus compañeros de equipo tengan acceso a la URL especificada.

Agregar archivos adjuntos en el editor de plantillas

Para seleccionar un archivo para adjuntar, haga clic en Archivos adjuntos de mensajes icono:

Decide si deseas adjuntar un archivo de OneDrive, SharePoint o una URL, luego haz clic en el signo más apropiado a la derecha:

Adjuntar desde OneDrive

Si su archivo está en OneDrive, selecciónelo y haga clic en Seleccionar. Tú también puedes Carga un archivo de su almacenamiento local a OneDrive y luego adjúntelo.

Hacer clic Colgar:

Si hay algunos archivos adjuntos, el icono se marcará con un punto azul:
Puede hacer clic en el icono para ver la lista de archivos adjuntos o agregar otro archivo si es necesario.

Adjuntar desde SharePoint

Si el archivo está en SharePoint, selecciónelo y haga clic en Seleccionar. Tú también puedes Carga un archivo del almacenamiento local a SharePoint y luego adjúntelo.

Hacer clic Colgar:

Adjuntar desde una URL

Ingrese la URL requerida y haga clic en Agregar:

Hacer clic Colgar:

Adjuntar archivos con una macro

Puede adjuntar archivos usando la macro ~%Adjuntar.

Para obtener más información sobre cómo usar macros, visite la página Cómo usar macros en plantillas.

Adjuntar un archivo desde OneDrive

Para adjuntar un archivo de OneDrive con la macro ~%Adjuntar, debe hacer clic en el Insertar macro icono:

En el cuadro de búsqueda, escriba «adjuntar desde» para buscar las opciones disponibles. Haga doble clic Adjuntar desde OneDrive o selecciónelo y haga clic en Seleccionar:

Si el inicio de sesión único está desactivado, el complemento le pedirá que inicie sesión en su cuenta de OneDrive.

Elija el archivo a adjuntar y haga clic en Seleccionar. Tú también puedes Carga su archivo desde su almacenamiento local a OneDrive y luego adjúntelo.

En su plantilla, la macro se mostrará por su marcador de posición:

Adjuntar un archivo de SharePoint

Puede usar la macro ~%Adjuntar para adjuntar un archivo de SharePoint. Seguir adelante Insertar macro icono:

En el cuadro de búsqueda, escriba «adjuntar desde» para encontrar la opción que necesita. Haga doble clic Adjuntar desde SharePoint o selecciónelo y haga clic en Seleccionar:

Si el inicio de sesión único está deshabilitado, el complemento le pedirá que inicie sesión en su cuenta de SharePoint.

Seleccione el archivo requerido y haga clic en Seleccionar. Tú también puedes Carga un archivo del almacenamiento local a SharePoint y luego adjúntelo.

Tan pronto como inserte la macro en la plantilla, el marcador de posición de la macro aparecerá allí:

Adjuntar un archivo desde una URL

Puede adjuntar un archivo desde una URL usando la macro ~%Adjuntar.

Seguir adelante Insertar macro icono:

En el cuadro de búsqueda, escriba «adjuntar desde» para buscar la opción requerida. Haga doble clic Adjuntar desde URL o selecciónelo y haga clic en Seleccionar:

Aparecerá el cuadro de diálogo de macros. Ingrese un enlace al archivo requerido, por ejemplo, «https://domain.com/file-url», y haga clic en Bien:

Qué no hacer al adjuntar archivos desde URL

Cuando adjunte un archivo desde una URL, no use un vínculo a un archivo almacenado en OneDrive o SharePoint. Por ejemplo, es posible que desee abrir el archivo en un navegador, copiar su dirección de la barra de direcciones e intentar pegarlo en Añadir desde URL o Adjuntar desde URL ventana de diálogo Esto no funcionará. O es posible que desee copiar un enlace a su archivo cuando lo comparte en OneDrive y pegarlo en el archivo. Añadir desde URL o Adjuntar desde URL ventana de diálogo Eso tampoco funcionará.

Usar un borrador de Outlook con un archivo adjunto

Para adjuntar un archivo a la plantilla, puede usar un borrador de Outlook como plantilla. Crear un esquema en Outlook, adjuntar un archivo y vincule una carpeta que contenga este borrador a Plantillas de correo electrónico compartidas. Aquí está nuestra guía paso a paso: Cómo usar borradores de Outlook como plantillas

Adjuntar un archivo desde un almacenamiento local

Para recordar adjuntar un archivo desde su disco duro o SSD cada vez que use una plantilla en particular, aplique la macro ~%WhatToAttach.

Cuando inserte esta macro en su plantilla, verá un cuadro de diálogo que contiene El título de la ventana. caja. Ingrese cualquier palabra o frase que le solicite que adjunte el archivo requerido, por ejemplo, el nombre del archivo que se adjuntará:

Como resultado, cuando pegue dicha plantilla en su mensaje de correo electrónico, aparecerá el cuadro de diálogo de recordatorio. Seguir adelante navegar icono para seleccionar el archivo que necesita:

Inicio de sesión único (SSO) para OneDrive y SharePoint

Si usted tiene una sola cuenta de OneDrive que es la misma que su cuenta de Microsoft 365 Outlook (que se indica en Outlook Archivo → Información de la cuenta), puede aprovechar el inicio de sesión único para evitar ingresar o confirmar sus credenciales cada vez que adjunte archivos desde OneDrive o SharePoint.

Con el inicio de sesión único, aceptará los permisos de la aplicación solo una vez:

Después de eso, todos los archivos se adjuntarán sin ventanas emergentes adicionales.

Desactivar el inicio de sesión único

La función de inicio de sesión único está habilitada de forma predeterminada. Si lo necesitas adjuntar archivos de diferentes cuentas de OneDrive, deshabilite el inicio de sesión único. Para hacer esto, haga clic en los tres puntos en la esquina inferior derecha del panel de complementos y seleccione Perfil:

Hacer clic Edita tu cuenta:

Aquí está la casilla de verificación que necesita:

Notas importantes

Es posible que vea un mensaje de error en rojo a continuación Utilice el inicio de sesión único (SSO) siempre que sea posible Casilla de verificación. En la mayoría de los casos, el mensaje está relacionado con uno de los puntos mencionados anteriormente.

Sin embargo, si ve el mensaje «SSO no es compatible con la versión actual del complemento», lo más probable es que simplemente deba esperar un poco hasta que la aplicación se actualice en su cuenta. La velocidad de este proceso depende de Microsoft y no podemos influenciarlo.

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