Cómo crear plantillas de correo electrónico de Outlook dinámicas para el usuario actual
Al leer esta publicación de blog, aprenderá cómo cambiar automáticamente imágenes, archivos adjuntos y texto en una plantilla de Outlook compartida según el usuario actual.
Digamos que tiene una plantilla muy buena y sus colegas estarían encantados de usarla en su correo, pero está atascado haciendo que esta plantilla sea dinámica. El problema es que a cada uno de sus colegas le gustaría obtener una imagen diferente, un archivo adjunto individual y un texto específico agregado a la plantilla cada vez que la usan. Entonces, cuando otra persona pega la plantilla en el cuerpo del correo electrónico, todas estas cosas deberían cambiar automáticamente.
¿Crees que tal tarea es demasiado difícil? Nada como eso… para nuestro complemento Smart Shared Email Templates 🙂 Solo unos pocos pasos a seguir y una plantilla dinámica de Outlook para su equipo estará lista.
Paso 1. Prepara la tabla de Excel
Primero, asegúrese de tener todas las variables requeridas en una misma tabla de Excel almacenada, por ejemplo, en OneDrive. ¿Cómo lo harías tú? Comprueba tanto la estructura como el contenido de la tabla:
- La columna izquierda de la tabla debe contener las direcciones de correo electrónico de sus colegas. Estos serán una especie de puntos de referencia para las plantillas de correo electrónico compartidas. Usándolos, el complemento podrá encontrar la imagen, el archivo adjunto y el texto correctos para cada persona.
- Todas las demás columnas están reservadas para elementos que se insertarán dinámicamente en un correo electrónico. Me refiero a fragmentos de texto y enlaces a archivos que les interesen a tus compañeros de equipo. Asegúrese de crear estos enlaces con el complemento Plantillas de correo electrónico compartidas como se describe a continuación, o no funcionarán correctamente.
Paso 2. Genera contenido apropiado para la tabla
En esta etapa, su tabla puede verse así:
Las direcciones de correo electrónico donde están registradas las cuentas de plantillas de correo electrónico compartidas de sus compañeros de equipo están en la columna A. Las direcciones de correo electrónico en mis capturas de pantalla son imaginarias, solo para darle un ejemplo 🙂
La columna B («Imagen»), la columna C («Texto») y la columna D («Adjunto») aún están vacías y deben completarse. Vamos a obtener datos adecuados para ellos.
Imágenes incrustadas: cómo obtener un enlace que funcione
- Ejecute plantillas de correo electrónico compartidas.
- Seguir adelante Nueva plantilla botón, luego haga clic en Insertar macro icono.
- Verá una lista de todas las macros que tiene el complemento. Busque y elija este: ~%InsertPictureFromOneDrive.
- Seleccione un archivo que contenga una de las imágenes que desea cambiar.
Nota. No olvides compartir estos archivos de antemano. De lo contrario, sus compañeros no tendrán acceso a ellos.
- Rellena las casillas en Insertar imagen cuadro de diálogo (según lo necesite) y haga clic en Ingresar.
- Encontrar Ver HTML y Ver el contenido de la plantilla iconos en la barra de herramientas del editor. Son vecinos 🙂 Haz clic en cualquiera de ellos:
- Seleccione y copie la macro ~%InsertPictureFromOneDrive junto con el enlace creado:
- Pegue la línea copiada en su tabla de Excel.
Nota. Asegúrate de que la dirección de correo electrónico del compañero de equipo al que está destinada la imagen esté en la misma línea:
- Obtenga enlaces a otras imágenes de la misma manera y péguelos en las líneas correspondientes:
Texto a añadir: Cómo organizarlo correctamente
Ahora, es el momento de ocuparse del texto.
Si está satisfecho con el texto sin formato, simplemente ingrese los extractos requeridos uno por uno en una celda individual cada uno (a la derecha de la dirección de correo electrónico correspondiente, por supuesto). El complemento traerá este texto a su plantilla tal como está.
¿Preferiría obtener algunas frases en negrita, coloreadas o impresas en cursiva? Si es así, formatéelos con etiquetas HTML estándar o deje que el complemento lo haga por usted. Así es como se hace:
- Cree una nueva plantilla haciendo clic en Nueva plantilla botón.
- Ingrese el texto que cualquiera de sus colegas necesita y formatéelo con iconos en la barra de herramientas del editor:
- Cuando haya terminado, haga clic en Ver HTML icono para copiar las líneas que verás en Ver HTML ventana:
Consejo. También puede copiar estas líneas de Ver el contenido de la plantilla.
- Inserta las líneas en tu tabla de Excel. Recuerda que estos deben estar en la misma línea que la dirección de correo electrónico de la persona que está interesada en utilizar este texto:
Consejo. Si hay saltos de línea en su texto, seleccione la celda de interés y pegue el texto directamente en la barra de fórmulas para evitar la división.
- Complete el resto de la columna de la misma manera:
Archivos adjuntos: cómo obtener un enlace que funcione
En cuanto a los archivos que deben adjuntarse, procéselos con la macro ~%AttachFromOneDrive:
- Ejecute Plantillas de correo electrónico compartidas y haga clic en Nueva plantilla.
- Vaya a la barra de herramientas del editor, haga clic en Insertar macroy seleccione ~%AdjuntarDesdeOneDrive.
- Busque y elija uno de esos archivos compartidos que sus colegas deseen adjuntar.
- Hacer clic Ver HTML o Ver el contenido de la plantilla.
- Seleccione toda la macro ~%AttachFromOneDrive, desde la tilde hasta el corchete de cierre:
- Copie y pegue la fila seleccionada en su tabla de Excel:
- Haga esto para todos los archivos de interés:
Paso 3. Cree un conjunto de datos a partir de su archivo de Excel
Convierta su hoja de cálculo de Excel en un conjunto de datos de plantillas de correo electrónico compartido. Aquí están las instrucciones detalladas: Conecte la tabla de Excel.
Paso 4. Haz que la plantilla de Outlook sea dinámica
Finalmente, su conjunto de datos está listo y todo lo que tiene que hacer es modificar su plantilla.
Cómo agregar una imagen para el usuario actual
Deje que dos de nuestras macros, ~%DatasetValue y ~%ProfileProperty, hagan el trabajo por usted 🙂
- Encuentre la plantilla existente que desea hacer dinámica y ábrala en Editar | X módulo. (O cree una nueva plantilla desde cero si lo prefiere).
- Decida dónde aparecerá exactamente la imagen cambiante y coloque el cursor allí.
- Seguir adelante Insertar macro y elija ~%DatasetValue de la lista.
- En el cuadro de diálogo macro que verá, haga lo siguiente:
- Elija el conjunto de datos requerido («NewTeam_members» en mi caso).
- Elija la columna que contiene los valores a devolver (en mi tabla de Excel, es «Imagen»).
- Seleccione cualquier elemento en «Valor clave» para eliminarlo y escriba «~%ProfileProperty[EmailAddress]» en cambio.
- Hacer clic Ingresar y sabio.
¡Felicidades! 🙂 Acabas de anidar la macro ProfileProperty dentro de la de DatasetValue. ¿Quieres saber por qué? 🙂 La macro ProfileProperty obtendrá la dirección de correo electrónico del usuario actual y, por lo tanto, «señalará» la dirección correcta a la macro DatasetValue. A su vez, la macro DatasetValue seguirá la celda correspondiente en el conjunto de datos y recuperará la imagen de interés que devuelve la macro ~%InsertPictureFromOneDrive.
Cómo agregar texto específico para el usuario actual
La forma de darle al usuario actual un determinado fragmento de texto no es sustancialmente diferente de obtener una imagen diferente para él:
- Vuelva a editar la plantilla para insertar la macro ~%DatasetValue nuevamente.
- En el El valor del conjunto de datos. cuadro de diálogo, seleccione el conjunto de datos requerido, elija la columna con fragmentos de texto (elegiré «NewTeam_members» y «Text») y elija cualquier línea de Valor clave menú desplegable para reemplazarlo con «~%ProfileProperty[EmailAddress]»:
- Introduzca la macro y guarde la plantilla.
De ahora en adelante, las macros que operan en la coalición encontrarán fácilmente la dirección de correo electrónico del usuario actual en el conjunto de datos especificado y devolverán el texto que necesita este colega suyo.
Cómo agregar un archivo adjunto para el usuario actual
Fácil de practicar 🙂 inserte otra macro DatasetValue en el texto de su plantilla. Esta vez es necesario llevar un archivo adjunto individual a cada usuario.
- En el Editar | X modo, haga clic Insertar macro y elija ~%DatasetValue.
- Rellene los cuadros en el cuadro de diálogo macro eligiendo el conjunto de datos apropiado (elijo «NewTeam_members»), seleccionando la columna con las macros ~%AttachFromOneDrive (seleccionaré «Adjunto») y colocando «~%ProfileProperty[EmailAddress]»en lugar de cualquier artículo de Valor clave lista:
- Hacer clic Ingresar y guarde la plantilla.
bueno para ir 🙂
¡Hurra! Tu plantilla dinámica está lista 🙂 La parte que acabas de modificar podría verse así:
Si soy el usuario actual, la plantilla pegada en el cuerpo del correo electrónico incluirá el archivo adjunto, la imagen y el texto a continuación:
Si mi colega Alex es el usuario actual, el mismo conjunto de macros obtendrá una combinación diferente de inserciones para él:
Si el usuario actual es mi colega Kate, el archivo adjunto, la imagen y el texto ingresado serán los siguientes:
Ahora conoce el secreto de crear plantillas dinámicas de correo electrónico de Outlook y puede contárselo a sus colegas. O… puedes quedártelo y convertirte en indispensable para tu equipo 😉
Descargas disponibles
¿Por qué plantillas de correo electrónico compartidas? 10 razones principales (.archivo PDF)
