Cómo crear una plantilla de correo electrónico en Outlook

Cómo crear una plantilla de correo electrónico en Outlook

Esta sección explica cómo crear y guardar plantillas de correo electrónico en un ejemplo de Outlook 2010. En versiones posteriores, funcionan exactamente de la misma manera, con algunas diferencias menores en el esquema de colores y el diseño de la cinta de opciones de Outlook.

Para crear una plantilla de correo electrónico en Outlook, siga estos pasos:

1. Redacte un nuevo mensaje de la forma habitual (Pestaña Inicio > Nuevo correo electrónico). Asegúrese de agregar todos los detalles que desea guardar en la plantilla, como el cuerpo del texto, el asunto, el archivo adjunto, la dirección del destinatario, si es necesario, etc.

   Por ejemplo, ha creado un nuevo diseño de boletín informativo y ahora desea guardarlo como una plantilla de correo electrónico:
   

2. Cambiar a Archivo pestaña y haga clic en Guardar como botón.
   
3. Seleccione Plantilla de Outlook (*.oft) de Guardar como tipo lista desplegable y asigne a la nueva plantilla un nombre apropiado.

   Importante! No cambie la carpeta de destino donde se guardan las plantillas de correo electrónico, de lo contrario, Outlook no podrá ubicarlas. De forma predeterminada, Outlook guarda todos los archivos de plantilla en esta carpeta:

   C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates
   

   Consejo. De la misma manera, puede crear una plantilla a partir de cualquier mensaje de correo electrónico existente que haya enviado o recibido. Simplemente ábralo desde la carpeta de Outlook, digamos Elementos enviadoscambiar a pestaña Archivo y haga clic Guardar como.

Cómo usar plantillas de correo electrónico en Outlook

Para crear un mensaje basado en una plantilla de correo electrónico, esto es lo que debe hacer:

1. En El hogar pestaña, haga clic Nuevos objetos > Mas cosas > Elija formulario.

   

2. En el Elija formulario cuadro de diálogo que aparece, seleccione Plantillas de usuario en el sistema de archivos de Pase a ver lista vertical. Esto mostrará una lista de todas las plantillas de correo electrónico que tiene actualmente. Seleccione el requerido y haga clic en Abierto.
   

¡Esto es! Se creará un nuevo mensaje basado en la plantilla elegida, con el mismo cuerpo, asunto, formato, imágenes, etc.

Cómo editar la plantilla de correo electrónico de Outlook

Para modificar una plantilla existente, ábrala como un mensaje de correo electrónico (como se describe anteriormente) y realice los cambios deseados. Después de eso, guarde la plantilla nuevamente con el mismo nombre como se describe en Guardar una plantilla de Outlook. ¡Terminado!

Cómo anclar plantillas a la barra de tareas o crear un acceso directo en el escritorio

Si usa con frecuencia una o más plantillas en su trabajo, vaya a Desarrollador la pestaña cada vez puede parecer bastante larga. En este caso puedes Crea un acceso directo y colóquelo en su escritorio o fijar la plantilla en la barra de tareas. Esta última en realidad parece una mejor opción, así que sigamos adelante.

1. Vaya a la carpeta donde se encuentran todas las plantillas de Outlook: C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates
2. Encuentre el que necesita, selecciónelo y arrástrelo al ícono de Outlook en la barra de tareas. Esto anclará la plantilla al menú contextual del icono de Outlook.
   
3. La próxima vez que necesite enviar una plantilla de correo electrónico en Outlook, haga clic con el botón derecho en el icono de Outlook en la barra de tareas y elija la plantilla que desee. Como se muestra en la captura de pantalla a continuación, puede anclar varias plantillas que usa con más frecuencia.
   

4. Si ya no desea una plantilla de correo electrónico en particular en la barra de tareas, haga clic derecho sobre ella y elija Desanclar de esta lista.

   Si prefieres tener uno atajo de plantilla en su escritorio, luego haga clic derecho en la plantilla y elija Enviar a >Escritorio.
   

Esto creará un acceso directo en su escritorio y hará clic en él cada vez que desee crear un nuevo mensaje con esta plantilla.

Cómo compartir plantillas de correo electrónico de Outlook

Una plantilla de Outlook es un archivo normal (.oft), por lo que puede elegir cualquier plantilla de la carpeta donde se almacenan todas las plantillas de Outlook (C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates) y envíelo como archivo adjunto o guárdelo en un recurso compartido de red.

Aplicar automáticamente una plantilla a todos los mensajes nuevos como un tema de Outlook (papelería)

Si desea utilizar una plantilla específica para todos los correos electrónicos nuevos, primero debe crear una plantilla HTML y luego configurarla como su tema de correo electrónico de Outlook. Por ejemplo, es posible que desee utilizar una fuente o un color de fondo específicos en todos los mensajes de correo electrónico que envíe.

Estos son los pasos para crear una plantilla de correo electrónico html para Outlook:

1. Crea un nuevo mensaje de correo electrónico y diséñalo como quieras.
2. Cambiar a Archivo pestaña, haga clic en Guardar como y guarde el correo electrónico como un archivo HTML en Material de oficina carpeta aquí:

   C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftStationery
   
   También puede crear la plantilla de correo electrónico de Outlook con cualquier otro editor de HTML y guardar el archivo html resultante en la misma carpeta.

3. Para establecer la plantilla recién creada como el tema de correo electrónico de Outlook predeterminado, vaya a Pestaña Archivo > Opciones > Correo > Escribir mensajes sección y haga clic en Papelería y tipografías botón.
   
4. Busque la plantilla de correo electrónico en la lista de temas de Outlook y haga clic en ella Bien para configurarlo como el tema de correo electrónico predeterminado.
   

A partir de ahora, la nueva plantilla de correo electrónico de Outlook se aplicará automáticamente a todos los mensajes que redacte.

¿Dónde puedo encontrar plantillas de correo electrónico gratuitas?

Hay toneladas de plantillas gratuitas listas para usar en la web para todos los escenarios y ocasiones posibles. Estos son solo algunos ejemplos:

Ciertamente, las plantillas de Outlook ofrecen muchas funciones útiles que pueden ahorrarle mucho tiempo. Pero si envía docenas de correos electrónicos repetitivos todos los días, es posible que las capacidades de las plantillas de Outlook integradas no sean suficientes. Por ejemplo, ¿qué sucede si desea responder con una plantilla en Outlook? Y si has creado varias decenas de plantillas para diferentes ocasiones, ¿cómo podrías ver su contenido para elegir la más adecuada? ¡Y si pudiera insertar una plantilla en su mensaje con solo un clic del mouse!

¿Suena como una lista de deseos para el equipo de Microsoft Outlook? 🙂 No importa cuán fantástico suene, todas estas características ya están implementadas en nuestras propias plantillas de correo electrónico de Outlook, y la siguiente sección muestra cómo usarlas.

Plantillas de correo electrónico compartidas: forma rápida de responder con una plantilla en Outlook

Si está buscando plantillas de correo electrónico que se puedan usar en cualquier momento desde cualquier dispositivo (incluidos Outlook de escritorio y en línea, Windows y Mac), seguro que le encantarán nuestras nuevas plantillas de correo electrónico compartidas. Esta herramienta no requiere cambiar a otras pestañas, crear accesos directos en el escritorio y similares. Todo se hace directamente en la ventana del mensaje de correo electrónico:

• Escriba un mensaje como lo haría normalmente y guárdelo como plantilla.
• Incluye enlaces e imágenes.
• Adjunte archivos si es necesario.
• Coloque campos rellenables o desplegables donde corresponda.
• Haga clic para insertar la plantilla.

Una vez que se crea una plantilla, puede usarla personalmente o compartirla con sus compañeros de equipo.

La siguiente captura de pantalla da una idea de cómo pueden verse sus plantillas de correo electrónico:

Esta fue solo una introducción rápida a esta maravillosa herramienta. ¡Te invito a echar un vistazo a esta página para descubrir muchas más características fascinantes!