como crear y usar

Pasos rápidos para Outlook

Pasos rápidos en Outlook son una especie de atajos que te permiten realizar una determinada secuencia de acciones con un solo clic.

Por ejemplo, si mueve o copia con frecuencia los mensajes entrantes a una carpeta para revisarlos más tarde, un paso rápido puede acelerar la tarea. O puede enviar automáticamente una respuesta y eliminar el mensaje original para que su bandeja de entrada no se llene de correos electrónicos irrelevantes. Lo que es particularmente útil es la capacidad de incluir múltiples acciones en un solo paso. Por ejemplo, puede mover un mensaje a una carpeta específica, marcarlo como no leído, reenviarlo a sus compañeros de equipo y enviarlo con copia oculta a su gerente, ¡todo con un atajo!

Otra gran característica de Quick Steps es que son completamente personalizables, por lo que puede automatizar casi cualquier operación de rutina con un comando personalizado.

Para configurar Pasos rápidos en Outlook, puede elegir uno de los siguientes enfoques:

• Personaliza los pasos predeterminados.
• Crea tu propio.
• Duplica y edita cualquiera de los pasos existentes.

A continuación, discutiremos cada opción en detalle para que pueda usar esta increíble función de inmediato.

Los pasos rápidos están disponibles en todas las versiones de escritorio modernas, incluidos Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook 2013. En Outlook Online, esta característica no es compatible.

Pasos rápidos predeterminados en Outlook

Microsoft Outlook tiene cinco pasos predeterminados. Puedes encontrarlos en El hogar pestaña, en Pasos rápidos grupo:

• Mover a – mueve el correo electrónico seleccionado a una carpeta específica y lo marca como leído.
• Al gestor – reenvía el mensaje seleccionado a su gerente.Si su organización usa Microsoft 365 o Exchange Server, el nombre del gerente puede ubicarse en la Lista global de direcciones e insertarse automáticamente en el cuadro Para; de lo contrario, puede especificarlo manualmente.
• correo electrónico del equipo – reenviar el mensaje seleccionado a sus colegas. Dependiendo de cómo su administrador de Exchange Server configure su buzón, las direcciones de los miembros de su equipo pueden ser detectadas y completadas por Outlook. Si no, tendrás que rellenarlos tú mismo.
• Terminado – marca el mensaje como leído y completo, luego lo mueve a una carpeta específica.
• Responder y eliminar – abre una respuesta al mensaje seleccionado y luego mueve el mensaje original a Objetos eliminados plegable.

Estos pasos predefinidos están casi listos para usar, siendo «casi» la palabra clave aquí. Cuando intente usar un paso rápido incorporado por primera vez, se le pedirá que lo configure. Pero no se desanime: la configuración no es más difícil que seleccionar una carpeta de destino o proporcionar una dirección de correo electrónico. Para darte una mejor idea de cómo funciona, veamos un ejemplo práctico.

Supongamos que desea reenviar un determinado mensaje a su jefe. Haga clic en Al gestor paso, y el Configuración por primera vez aparece la ventana. Lo que debe hacer es ingresar la dirección de correo electrónico del gerente en En… cuadro y haga clic sabio.

Para obtener opciones adicionales, haga clic en elección en la esquina inferior izquierda, luego haga clic en Mostrar opciones bajo la En… caja:

Ahora puede establecer la prioridad, marcar el mensaje o especificar direcciones de correo electrónico para copias Cc y Bcc.

Cómo crear un paso rápido en Outlook

Si ninguno de los pasos integrados automatiza un conjunto de acciones que necesita, puede crear uno propio fácilmente. Para configurar un paso rápido desde cero, esto es lo que debe hacer:

1. En el Pasos rápidos cuadro, haga clic Crear nuevo.
   
2. En el Editar el paso rápido cuadro de diálogo, lo primero que debe hacer es Nombre Tu paso Para ello, escriba un texto descriptivo en Nombre campo, por ejemplo Responder y seguir.
   
3. Entonces escoge acción Quieres hacer. Seguir adelante Elige una acción cuadro desplegable, desplácese por la lista y elija el que corresponda. Algunas acciones le darán opciones adicionales para seleccionar más adelante.

   En este ejemplo, nuestro objetivo es responder a un mensaje de plantilla, por lo que elegimos responder a todos.
   

4. Para configurar la respuesta, haga clic en Mostrar opciones Link abajo En… campo, luego ingrese la respuesta en el campo Texto caja. Opcionalmente, puede agregar destinatarios Cc y/o Bcc, marcar el mensaje y establecer la prioridad. Porque tenemos la intención de mirar, nos instalamos Bandera A Esta semana.
   
5. Si no es necesario que su paso rápido se limite a una sola acción, haga clic en Agregar una acción botón y elija la segunda acción. En nuestro caso, está moviendo un mensaje a Resultado plegable.
   
6. Del mismo modo, configure todas las demás acciones que desee realizar. Por ejemplo, puede reenviar el mensaje original a sus colegas o reenviar el correo electrónico como archivo adjunto a su supervisor.
7. Opcionalmente, asigne uno de los predefinidos teclas de atajo a tu paso rápido.
8. Opcionalmente, escriba un información sobre herramientas para que se muestre cuando pasa el cursor sobre este paso rápido (esto podría ser especialmente útil cuando tiene muchos elementos diferentes).

   Después de todas las personalizaciones, nuestra plantilla final de Pasos rápidos se ve así:

   • obras tres acciones: responda con la plantilla (1), mueva el mensaje original a una carpeta especial para rastrearlo más tarde (2), reenvíe el mensaje a sus colegas (3).
   • Se puede activar presionando el botón Ctrl+Mayús+1 atajo (4).
   • A información sobre herramientas el recordatorio que hace que este paso sea rápido aparecerá cuando pases el cursor sobre él (5).

   

9. Cuando haya terminado, haga clic en FINy el paso rápido recién creado aparecerá inmediatamente en la cinta.
   

Cómo duplicar un paso rápido existente

En la situación en la que desea crear un paso rápido muy similar al que ya tiene, pero con una ligera variación (por ejemplo, reenviar un mensaje a otra persona o pasar a una carpeta diferente), la forma más rápida es duplicar un elemento existente. Así es cómo:

1. En el Pasos rápidos grupo, haga clic en una pequeña flecha en la esquina inferior derecha.
2. En el Administrar pasos rápidos ventana que se abre, seleccione el paso que desea copiar y haga clic en Duplicar.
   
3. En el Editar el paso rápidoingrese un nombre diferente, cambie las acciones según sea necesario y haga clic en FIN.

Cómo usar Pasos rápidos en Outlook

Para realizar las acciones incluidas en un paso rápido, simplemente seleccione el mensaje y luego haga clic en el paso rápido en la cinta o presione el atajo de teclado asignado.

Tenga en cuenta que no todas las acciones son ejecutado en silencio. En caso de Respuesta o redirigir, se abrirá un mensaje de respuesta o reenviado para que puedas revisarlo y realizar los cambios necesarios. Sólo saldrá un mensaje cuando haga clic en enviar botón. Si es necesario, puede recuperar un correo electrónico enviado.

Son solo los pasos que están disponibles en un momento dado activo. Los que no están disponibles son incoloros, lo que indica que no puedes usarlos ahora. Por ejemplo, si no se selecciona ningún mensaje, solo de todos los pasos incrustados correo electrónico del equipo estará activo porque los demás valores predeterminados se aplican a un mensaje existente.

Cómo administrar, cambiar y eliminar Pasos rápidos

Para administrar sus pasos rápidos, haga clic en la flecha de inicio de diálogo en la esquina inferior derecha de Pasos rápidos grupo:

Esto lo abrirá Administrar pasos rápidos ventana que le da las siguientes opciones:

1. Editar | X – modificar un paso rápido existente, ya sea predeterminado o personalizado.
2. Duplicar – hacer una copia del paso rápido seleccionado.
3. Eliminar – eliminar permanentemente el elemento seleccionado.
4. Flecha arriba y abajo – Reorganiza tus pasos rápidos en la cinta.
5. Nuevo – crear un nuevo paso rápido.
6. Restablecer los valores predeterminados – restaurar los pasos rápidos predeterminados a su estado original y eliminar los que creó. Como esta acción no se puede deshacer, piense detenidamente antes de reiniciar.

Otro que Administrar pasos rápidos cuadro de diálogo de arriba, puede rápidamente Cambiar, Copiar o eliminar un elemento específico haciendo clic derecho sobre él y eligiendo una acción del menú contextual:

¿Dónde se almacenan los Pasos rápidos de Outlook?

Los Pasos rápidos de Outlook se encuentran en una carpeta oculta en su buzón de correo o en un archivo .pst.

Si usa una cuenta POP3, simplemente puede importar el archivo .pst original a una computadora nueva y los Pasos rápidos también viajarán con él (si todo se hizo correctamente, por supuesto). Para obtener más detalles, consulte Cómo exportar e importar un archivo .pst.

Para los usuarios de Exchange, no se requiere ninguna acción especial: tan pronto como configure su cuenta de Exchange en una computadora nueva, sus pasos rápidos estarán allí.

Para las cuentas IMAP, la migración es más difícil: puede usar la herramienta MFCMAPI para acceder a los datos del buzón y exportar/importar Pasos rápidos a una computadora nueva.