Cómo usar Outlook Drafts con plantillas de correo electrónico compartidas

Puede usar borradores de Outlook como plantillas en Plantillas de correo electrónico compartidas. Para hacer esto, cree una carpeta de Outlook, almacene sus borradores en esta carpeta y vincule esta carpeta a Plantillas de correo electrónico compartidas. Estos borradores se mostrarán en la lista de plantillas y puede usarlos para crear nuevos mensajes o respuestas rápidas.

Antes de que empieces

Cuando utilice Outlook Drafts en el complemento, tenga en cuenta los siguientes puntos.

Carpetas de Outlook vinculadas

Para usar borradores de Outlook como plantillas, recopile todos en una o más carpetas de Outlook y luego vincule esas carpetas a Mis plantillas oa un equipo.

Sin sincronización automática

Las carpetas de Outlook vinculadas no se sincronizan automáticamente con las plantillas de correo electrónico compartidas y deberá actualizar los datos después de cada cambio realizado en estas carpetas de Outlook.

Ediciones solo en Outlook

Puede editar borradores como mensajes regulares de Outlook directamente en Outlook, no en una carpeta vinculada en Plantillas de correo electrónico compartidas.

Compartir solo dentro de un único dominio comercial

Las carpetas de Outlook vinculadas se pueden compartir dentro de un dominio empresarial de Office 365. Por ejemplo, si su cuenta empresarial de Outlook es usuario@empresa.com, no puede compartir sus borradores con un colega que tenga una cuenta de correo electrónico usuario@empresa.com

No compartir para cuentas personales o gratuitas

Si tiene una cuenta personal paga de Office 365 (Hogar, Personal o Estudiante) o una cuenta gratuita de Outlook.com, no puede compartir sus borradores de Outlook en Plantillas de correo electrónico compartidas.

El formato de texto enriquecido no se muestra en el campo Vista previa

Cuando pasa el cursor sobre la plantilla, en el campo Vista previa, verá el contenido de la plantilla en texto sin formato, no se muestra el formato de texto enriquecido.

Paso 1: cree una nueva carpeta de Outlook y guarde los borradores allí

1. En Outlook, haga clic con el botón derecho en la carpeta raíz de Outlook o en cualquier subcarpeta y seleccione Archivo nuevo:
   
   Asigne un nombre a su carpeta y presione la tecla ingresar llave:
   

2. Si desea que sus borradores estén disponibles para otras personas en su equipo de plantillas de correo electrónico compartidas, debe otorgar a sus compañeros de equipo acceso a la carpeta de Outlook que cree.

3. En Outlook, bajo El hogar pestaña, haga clic en Nuevo Email botón. Complete todos los campos que desea guardar en la plantilla y haga clic en Colgar botón en la esquina superior derecha de la ventana. En el cuadro de diálogo, haga clic en Sí:
   
4. De forma predeterminada, Outlook guarda los borradores en la carpeta Borradores. Por lo tanto, párese en la carpeta Borradores, haga clic con el botón derecho en el boceto que desea usar como plantilla y elija Movimiento opción. Seleccione la carpeta que vinculará a Plantillas de correo electrónico compartidas:
   
5. Ahora que tenemos una carpeta de Outlook y un borrador en ella, vinculemos esta carpeta a Plantillas de correo electrónico compartidas.

Paso 2: Vincule su carpeta de Outlook a plantillas de correo electrónico compartidas

Para vincular una carpeta de Outlook a Plantillas de correo electrónico compartidas, siga estos pasos:

1. Inicie Outlook, cree un nuevo correo electrónico y ejecute Plantillas de correo electrónico compartidas.
2. Haga clic con el botón derecho en un equipo de plantilla de correo electrónico compartido o en la carpeta Mis plantillas y seleccione Conectar la carpeta de Outlook opción:
   
   Nota. Si vincula una carpeta de Outlook a la carpeta Mis plantillas en Plantillas de correo electrónico compartidas, sus borradores no se pueden compartir y solo puede usarlos usted.
3. Elija la carpeta de Outlook y presione en Seleccionar botón:
   
4. Verá la carpeta de Outlook vinculada y sus mensajes. Está marcado por un icono de «carpeta» azul con la letra «O»:
   

   Nota. Cuando te sientas en la plantilla, en avance verá el contenido de la plantilla en texto sin formato, no se muestra el formato de texto enriquecido.

   Consejo. Si tiene permisos de editor o administrador en su equipo, puede abrir una plantilla en Outlook, colocar el cursor sobre ella en el árbol y hacer clic en Editar | X icono:
   

   Nota. La opción solo está disponible si tiene permisos de administrador o editor en el equipo.

   Nota. Esta función solo funciona si Outlook proporciona Mailbox API 1.9 y versiones posteriores, y el borrador seleccionado se guarda en su buzón personal (no en uno compartido). Puede comprobar la versión de la API del buzón de correo Acerca de en el […] menú emergente de puntos suspensivos.

Actualizar los datos

Si cambia, agrega, elimina o cambia el nombre de los borradores en Outlook, deberá actualizar los datos en Plantillas de correo electrónico compartidas.

Nota. Outlook puede tardar hasta 5 minutos en procesar los cambios que ha realizado en sus borradores de Outlook, por lo que le recomendamos que espere unos minutos antes de actualizar la carpeta vinculada en Plantillas de correo electrónico compartidas.

Hay dos formas de actualizar los datos:

• Seguir adelante Actualizar los datos botón en la parte inferior del panel cuando está sentado en la carpeta:
  
• Haga clic con el botón derecho en la carpeta vinculada y seleccione Actualizar los datos opción:
  

Desconecte la carpeta de Outlook

Si ya no necesita usar borradores de una carpeta, haga clic derecho sobre ella y presione Desconecte la carpeta de Outlook:

También puede pasar el cursor sobre la carpeta y hacer clic en Desconecte la carpeta de Outlook en el panel de vista previa:

Comparta sus borradores de Outlook con su equipo

Si desea utilizar borradores de Outlook en un equipo de plantilla de correo electrónico compartido, tenga en cuenta que la carpeta de Outlook vinculada no estará disponible para sus compañeros de equipo a menos que les dé acceso a la carpeta de Outlook original.

Cómo otorgar acceso a la carpeta de Outlook

1. En Outlook, haga clic con el botón derecho en su carpeta de borradores y seleccione propiedad:
   
2. Abierto PERMISO pestaña y haga clic Agregar:
   
3. En el Agregar usuarios cuadro de diálogo, busque las cuentas de Outlook con las que desea compartir borradores, haga clic en Agregar botón y luego presione Bien:
   
4. En el propiedad ventana de diálogo, coloque el cursor sobre el nombre de su colega, abra nivel de permiso lista desplegable y elija crítico. Hacer clic Bien:
   

   Consejo. El crítico El nivel de permiso permite que otros vean solo su carpeta de Outlook y usen sus borradores en Plantillas de correo electrónico compartidas. Si desea que puedan editar sus borradores, puede seleccionar niveles de permiso más altos.

5. Ahora activa Carpeta visible opción para todas las carpetas principales, incluido el buzón de Outlook:
   • Haga clic con el botón derecho en la carpeta raíz del buzón y elija Permisos de carpeta:
     
   • Para el buzón, el nivel de permiso suficiente es Carpeta visiblesimplemente puede marcar esta casilla en propiedad caja de diálogo:
     

Nota. El activado Carpeta visible La opción permite que otros vean la estructura de carpetas pero no su contenido.

¡Esto es! Ahora puede invitar a colegas al equipo de Plantillas de correo electrónico compartidas si aún no lo ha hecho.

Problemas conocidos

Si lo invitaron a un equipo e intenta pegar una plantilla compartida desde una carpeta de Outlook en su correo electrónico, es posible que reciba el siguiente mensaje de error:

Hay dos razones por las que esto sucede:

• El propietario de la carpeta u otra persona con los permisos adecuados ha movido o eliminado este elemento.

• La carpeta de Outlook que contiene estas plantillas no se comparte con usted en Outlook, por lo que no puede usar plantillas de esta carpeta en Plantillas de correo electrónico compartidas.

Desafortunadamente, no podemos detectar cuál es su caso, así que haga lo siguiente:

1. Haga clic derecho en el equipo y seleccione Actualizar los datos o únete y haz clic en azul Actualizar los datos botón:
   

2. Si vuelve a recibir un mensaje de error, significa que no tiene permiso para acceder a esta carpeta de Outlook. Póngase en contacto con el propietario de la carpeta.