comparte, mueve y protege Hojas de cálculo de Google
Pasando a otra parada en nuestro viaje de «Regreso a lo básico», hoy les contaré más sobre cómo administrar hojas de cálculo. Aprenderá a compartir, mover y proteger sus datos en Hojas de cálculo de Google.
Como ya mencioné en mi artículo anterior, la principal ventaja de Google Sheets es la posibilidad de que varias personas trabajen con las tablas simultáneamente. No más enviar archivos por correo electrónico ni adivinar qué cambios han hecho sus colegas. Todo lo que tiene que hacer es compartir documentos de Hojas de cálculo de Google y comenzar a trabajar.
Cómo compartir archivos de Hojas de cálculo de Google
- Para otorgar acceso a sus mesas, presione la tecla Acción en la esquina superior derecha de la página web de Hojas de cálculo de Google e ingrese los nombres de los usuarios que trabajarán con la tabla. Decide si darle a la persona el derecho de editar o comentar en la tabla, o simplemente ver los datos:
- Además, puede obtener un enlace externo a su mesa y enviarlo a sus colegas y socios. Para ello, haga clic en Obtener un enlace para compartir en la esquina superior derecha de la ventana para compartir.
- Además, si hace clic en Avanzado enlace en la esquina inferior derecha de la misma ventana, verá la opción avanzada Compartiendo ajustes:
Allí, verá no solo el mismo enlace para compartir, sino también botones para compartir su archivo de Hojas de cálculo de Google en las redes sociales.
- Justo debajo hay una lista de los que ya tienen acceso a la mesa. Si hace clic en Cambiar opción, podrá alternar el estado de privacidad de Público A Alguien tiene el enlace o en Algunas personas.
- Todas las personas con las que comparte la tabla pueden ver el documento de forma predeterminada. Para que puedan editarlo, debes usar Invitar a la gente opción en la configuración avanzada donde ingresa sus nombres o direcciones y establece el tipo de acceso apropiado. Si lo omite, los usuarios tendrán que solicitar acceso cuando sigan el enlace al archivo.
Consejo. Puede nombrar al nuevo propietario del archivo haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo junto a su nombre y eligiendo Es propietario.
- Al final, Configuración del propietario Las opciones permiten limitar el número de invitaciones y prohibir la descarga, copia e impresión de páginas para aquellos que no tienen permitido realizar cambios en las tablas.
Cómo mover Hojas de cálculo de Google
Guardar archivos nunca ha sido tan fácil. No necesita hacer nada especial para guardar los cambios. Hojas de cálculo de Google guarda los datos automáticamente con cada cambio que realiza. Veamos cómo guardar todo el documento en Google Drive.
- Todos los archivos se almacenan en el directorio raíz de Google Drive de forma predeterminada. Sin embargo, puede crear subcarpetas en Google Drive y organizar sus proyectos de la manera más conveniente. Para mover la tabla a cualquier otra carpeta, busque el documento en la lista, haga clic derecho sobre él y elija Mover a opción.
- Otra forma es hacer clic en icono de carpeta incluso al editar la tabla:
- Por supuesto que también puedes arrastrar y soltar documentos en Google Drive como lo hace en el Explorador de archivos de Windows.
Cómo proteger celdas en Hojas de cálculo de Google
Cuando muchas personas tienen acceso a sus documentos, le recomendamos que proteja su tabla, hoja de trabajo o rango de celdas.
«¿Para qué?», te puedes preguntar. Bueno, uno de sus colegas podría cambiar o eliminar los datos por error. Y es posible que no lo noten. Por supuesto, siempre podemos ver la versión o editar el historial de las celdas y deshacer los cambios. Pero llevará algún tiempo buscar en toda la lista y, además, deshará el resto de los cambios «correctos». Para evitar esto, puede proteger sus datos en Hojas de cálculo de Google. Veamos cómo podemos hacer que esto suceda.
Protege toda la hoja de cálculo
Dado que ya hemos discutido cómo otorgar acceso a sus tablas y qué derechos puede otorgar a los usuarios, el primer consejo muy simple sería este: intente permite ver la tabla en lugar de editar. De esta manera, minimizará la cantidad de cambios no deseados.
proteger una hoja
Haga clic derecho en la pestaña de la hoja de trabajo y elija Protege la hoja. Cerciorarse Hoja el boton ya esta presionado:
Consejo. El Introduce una descripción el campo no es obligatorio, aunque te recomiendo que lo rellenes para recordar qué y por qué decidiste protegerte de los cambios.
Consejo. Puede permitir editar solo ciertas celdas de la tabla marcando Excepto por ciertas celdas. e ingrese celdas o rangos de celdas.
El siguiente paso sería ajustar la configuración para los usuarios. Presiona azul Establecer permisos botón:
- Si selecciona Mostrar una advertencia al editar este rango botón de opción, todos los que tengan acceso al archivo también tendrán acceso a esta hoja. Una vez que intenten cambiar algo, recibirán una advertencia sobre la edición del rango protegido y tendrán que confirmar la acción. Al mismo tiempo, recibirá un correo electrónico con las acciones realizadas por sus compañeros en el documento.
- Si selecciona Limitar quién puede editar este rango botón de opción, deberá ingresar a cada usuario que podrá editar la hoja de trabajo.
Como resultado, verá el ícono de candado en la pestaña de la hoja de trabajo, lo que significa que la hoja está protegida. Haga clic derecho en esa pestaña y elija Lámina protectora opción una vez más para desbloquearlo:
Aparecerá el panel de configuración para cambiar la configuración o eliminar la protección haciendo clic en el icono de la papelera.
Proteger celdas en Hojas de cálculo de Google
Para proteger celdas específicas en Hojas de cálculo de Google, seleccione el rango, haga clic derecho sobre él y elija Proteger la gama:
Verá un panel de configuración familiar y podrá establecer los permisos necesarios.
Pero si con el tiempo olvidas qué está protegido y quién puede acceder a los datos? No se preocupe, esto se puede recordar fácilmente. Solo elige Datos > Hojas y rangos protegidos desde el menú principal de Hojas de cálculo de Google:
Seleccione cualquiera de los rangos protegidos y edite los permisos o elimine la protección haciendo clic en el icono de la papelera.
Para resumir todo, hasta ahora has aprendido a crear múltiples hojas de trabajo con tablas, almacenarlas en diferentes carpetas, compartirlas con otros y proteger la celda en Hojas de cálculo de Google sin temor a perder o corromper ninguna información importante.
La próxima vez profundizaré en algunos aspectos de la edición de tablas y compartiré algunos aspectos específicos del trabajo en Hojas de cálculo de Google. ¡Hasta entonces!
