editar, imprimir y descargar archivos de Hojas de cálculo de Google
Continuamos nuestro viaje de «Regreso a lo básico» aprendiendo algunos de los entresijos de la edición de Hojas de cálculo de Google. Comenzaremos con algunas funciones simples, como eliminar y formatear datos, y pasaremos a otras más sofisticadas, como dejar comentarios y notas, trabajar sin conexión y revisar rápidamente todos los cambios que ha realizado en su archivo.
No hace mucho arrojamos algo de luz sobre las funciones básicas que ofrece Google Sheets. Expliqué en detalle cómo crear una tabla desde cero, compartirla y cómo administrar muchos archivos. (Si te los perdiste, podría ser un buen momento para revisarlos de antemano).
Hoy te invito a profundizar aún más tus conocimientos. Tómese una taza de té y siéntese: seguimos editando los documentos 🙂
Cómo editar en Hojas de cálculo de Google
Eliminación de datos
Pues bien, esta opción es tan fácil como te puedes imaginar: selecciona una celda o un rango de celdas y presiona la tecla Eliminar botón en el teclado.
Para borrar el formato en Hojas de cálculo de Google, seleccione el rango de celdas y vaya a Formato > Borrar formato o presione Control + en tu teclado.
Formas de formatear celdas en Hojas de cálculo de Google
- La forma principal de formar células es usar barra de herramientas. Si pasa el cursor sobre un icono, verá una información sobre herramientas que explica lo que hace. El arsenal de herramientas de Hojas de cálculo de Google le permite cambiar el formato de los números, la fuente, el tamaño y el color, y la alineación de las celdas. Si tiene al menos la más mínima experiencia trabajando con tablas, esto no será un problema en absoluto:
- Para continuar, puede congelar la fila superior en Hojas de cálculo de Google para que cuando se desplace hacia arriba y hacia abajo en la tabla, siempre pueda ver los nombres de las columnas. Y filas para el caso. Esto ayuda mucho cuando se trabaja con una gran cantidad de datos.
Supongamos que tenemos una tabla con información sobre las ventas de chocolate. Queremos que la tabla sea lo más fácil de leer y comprender posible. Para congelar la primera fila y columna, puede:
- Ir a Ver > Congelar y elija el número de filas y/o columnas para bloquear.
- ¿Ve ese rectángulo gris vacío en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo donde se encuentran los encabezados de columna y fila? Pase el cursor sobre su gruesa barra gris hasta que el cursor se convierta en una mano. Luego haga clic, mantenga presionada y arrastre esta línea de borde hacia abajo una fila. Lo mismo se utiliza para congelar columnas.
Agregar, ocultar y «mostrar» una hoja
Muy a menudo una hoja no es suficiente. Entonces, ¿Cómo lo hacemos? agregar ¿un poco mas?
En la parte inferior de la ventana del navegador, puede encontrar Agregar una hoja botón. Parece un signo más (+):
Haga clic en él y se agregará inmediatamente una hoja en blanco al área de trabajo. Cambie el nombre haciendo doble clic en su pestaña e ingresando un nuevo nombre.
Nota. Hojas de cálculo de Google limita el número de hojas en el archivo. Descubra por qué puede prohibir agregar nuevos datos a la hoja de cálculo.
Una cosa rara es que puedes esconder Hojas de cálculo de Google de otras personas. Para hacer esto, haga clic derecho en la pestaña de la hoja y elija ocultar la hoja. Tenga en cuenta que este menú contextual le permite cambiar el color de la hoja, eliminar la hoja, copiarla o duplicarla:
Vale, lo escondí. Pero, ¿cómo lo recuperamos?
Haga clic en el icono con cuatro líneas (Todas las hojas) a la izquierda de la pestaña de la primera hoja, busque y haga clic en la hoja oculta. O simplemente ve a Ver > Hojas ocultas en el menú Hojas de cálculo de Google:
La hoja vuelve a reproducirse y está lista para ser editada y administrada.
Consulta tu historial de ediciones en Hojas de cálculo de Google
¿Qué sucede si se cometieron algunos errores al editar la tabla o, peor aún, alguien borró accidentalmente parte de la información? ¿Necesita crear copias de documentos todos los días?
La respuesta es no. Con Hojas de cálculo de Google todo es mucho más sencillo y seguro. Guarda el historial de cada cambio realizado en el archivo.
- Para verificar el historial de toda su hoja de cálculo, siga estos pasos.
- Para verificar el historial de edición de celdas individuales, siga estos pasos.
Cambiar el tamaño de la hoja de cálculo
Otra pregunta que puede surgir al editar la tabla: ¿cómo cambio su tamaño? Desafortunadamente, no es posible cambiar el tamaño de una tabla en Hojas de cálculo de Google. Pero como estamos trabajando en el navegador, podemos usar la opción integrada.
Para ello, contamos con los atajos tradicionalmente utilizados:
- Control + «+» (más en el teclado numérico) para acercar.
- Control + «-« (menos en el teclado numérico) para alejar.
También puede cambiar al modo de pantalla completa en Ver > Pantalla completa. Para cancelar el cambio de tamaño y mostrar los controles, presione Esc.
Cómo usar y editar Hojas de cálculo de Google sin conexión
Muchos creen que la principal desventaja de Google Sheets es la imposibilidad de usarlo sin conexión, ya que los archivos se guardan en la nube. Pero es un error común. Puede hacer que Hojas de cálculo de Google esté disponible sin conexión, trabajar con tablas de esa manera y guardar los cambios en la nube más adelante cuando se restablezca el acceso a Internet.
Para editar Hojas de cálculo de Google sin conexión, debe configurar la sincronización con Google Drive.
Agregue extensiones de Documentos de Google a Google Chrome (se le sugerirá después de habilitar el modo sin conexión en Hojas de cálculo de Google):
Si planea usar un dispositivo móvil o una tableta, asegúrese de instalar todas las aplicaciones para Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones de Google, así como Google Drive.
Un consejo más: antes de ir a los lugares gratuitos en Internet, inicie sesión en su cuenta de Google y abra los archivos y aplicaciones que planea usar, por ejemplo, durante el vuelo. Deje las aplicaciones abiertas para que no tenga que iniciar sesión en su cuenta, lo que será imposible sin Internet. Podrá comenzar a trabajar con los archivos de inmediato.
Cuando edite Hojas de cálculo de Google sin conexión, verá un ícono especial en la parte superior de la pantalla: un rayo en un círculo. Cuando vuelva a conectarse, todos los cambios se guardarán inmediatamente y el icono desaparecerá. Esto permite trabajar con Hojas de cálculo de Google casi en cualquier momento y en cualquier lugar, a pesar del acceso a Internet y sin perder datos.
Nota. Puede crear, ver y editar tablas y otros documentos solo cuando trabaja sin conexión. No podrá mover tablas, cambiarles el nombre, cambiar permisos ni realizar otras acciones relacionadas con Google Drive.
Como probablemente sepa, MS Excel ofrece agregar notas a las celdas. Con Hojas de cálculo de Google, puede agregar no solo notas, sino también comentarios. Vamos a ver cómo funciona.
a Agrega una notacoloque el cursor en la celda y elija uno de los siguientes:
- Haga clic derecho en la celda y seleccione Ingrese el grado.
- Ir a Insertar > Nota en el menú Hojas de cálculo de Google.
- la prensa Mayús+F12.
a añadir un comentariotambién coloque el cursor en la celda y elija uno de los siguientes:
- Haga clic derecho en la celda y elija Insertar comentario.
- Ir a Insertar > Comentar en el menú Hojas de cálculo de Google.
- usar Ctrl+Alt+M.
Un pequeño triángulo en la esquina superior derecha de la celda indicará que se agregó una nota o un comentario a la celda. Además, verás el número de celdas con comentarios en la pestaña con el nombre de la hoja de cálculo:
¿Cuál es la diferencia entre calificaciones y comentarios? El enlace al comentario se puede enviar a un colega que está editando el archivo con usted. Él o ella podrá responder a esto:
Cada comentario se puede responder directamente en la tabla, y cada usuario que tenga acceso a ella recibirá una notificación sobre nuevos comentarios y respuestas.
Para eliminar el comentario, presione la tecla Resolver botón. Significa que las cuestiones discutidas están resueltas, pero su historia permanecerá. Si presionas la tecla Comentarios en la esquina superior derecha de la tabla, verás todos los comentarios y podrás reabrir los resueltos.
Allí, también puede ajustar la configuración de sus notificaciones haciendo clic en Notificaciones enlace. Elija si desea recibir notificaciones sobre todos los comentarios, solo los suyos o no recibir ninguna notificación.
Imprime y descarga las hojas de cálculo de Google
Ahora que ha aprendido a crear, agregar y editar hojas de cálculo, necesita saber cómo imprimirlas o guardarlas en su dispositivo.
a imprimir hojas de googleusa el menú: Archivo > Imprimiro simplemente use el atajo estándar: Ctrl + P. Luego siga los pasos en pantalla, elija sus opciones de impresión y obtenga su copia física.
a guarda la mesa como un archivo en su máquina, vaya a Archivo > Descargar como y elija el tipo de archivo requerido:
Creo que los formatos proporcionados son suficientes para casi todas las necesidades de los usuarios.
Todas estas características básicas que aprendió contribuyen a su trabajo diario con las tablas. Haga que sus archivos se vean bien y presentables, compártalos con otros y trabaje sin conexión: todo es posible con Hojas de cálculo de Google. No tenga miedo de explorar nuevas funciones y probarlas. Confía en mí, al final del día, te preguntarás por qué no usaste este servicio antes.
