Inserte imágenes de SharePoint en un mensaje de Outlook utilizando plantillas de correo electrónico compartidas
Me gustaría continuar con nuestro recorrido por las plantillas de correo electrónico compartidas y brindarle más información sobre la inserción de imágenes. Nuestro complemento es compatible con otro almacenamiento en línea que puede usar para sus imágenes: SharePoint. Te contaré sobre esta plataforma, te enseñaré cómo colocar imágenes allí y te mostraré cómo insertarlas en un mensaje de Outlook.
Más información sobre las plantillas de correo electrónico compartidas
Me gustaría dedicar el primer capítulo de este tutorial a una pequeña introducción a las plantillas de correo electrónico compartidas. Creamos este complemento para que pueda evitar tareas repetitivas como pegar o escribir el mismo texto de un correo electrónico a otro. No es necesario volver a aplicar el formato perdido, volver a agregar hipervínculos y volver a insertar imágenes. ¡Un clic y listo! Un clic y tendrá listo un correo electrónico perfectamente formateado. Todos los archivos necesarios se adjuntan, las imágenes se pegan. Todo lo que tienes que hacer es enviarlo.
Dado que este tutorial está dedicado a la inserción de imágenes, le mostraré una de las formas de incrustar una imagen en una plantilla para pegarla en su mensaje de Outlook. Aprenderá cómo trabajar en SharePoint, compartir archivos y carpetas allí y agregarlos a Outlook usando una macro especial. Confía en mí, es más difícil decirlo que hacerlo 🙂
Veamos cómo se ve en un ejemplo simple. Como estamos a punto de celebrar las vacaciones de Navidad, sería bueno enviar una linda nota a todos sus familiares, amigos, colegas y todos los demás en sus contactos. Pero la idea de pegar y colorear el mismo texto, luego insertar y cambiar el tamaño del misma imagen puede volverte loco. Parece una tarea súper tediosa de administrar en una temporada navideña.
Si este caso te suena un poco familiar, Shared Email Templates es para ti. Crea una plantilla, aplica el formato necesario, inserta la foto que te gusta y guárdala. Todo lo que tienes que hacer es pegar esta plantilla en tu mensaje y obtendrás un correo electrónico listo para enviar con un solo clic.
Lo guiaré a través de todo el proceso, desde abrir SharePoint hasta pegar un correo electrónico con una macro para incrustar una imagen, para que pueda asegurarse de que no haya nada difícil en ahorrar tiempo 🙂
Cómo crear un grupo de SharePoint personal y compartir su contenido
Hoy pegaremos imágenes de SharePoint, una plataforma en línea provista por Microsoft. Es una plataforma menos extendida pero conveniente para almacenar archivos y compartirlos con colegas. Vamos a poner algunas fotos allí para ver cómo funciona.
Consejo. Si está seguro de los usuarios con los que tendrá que compartir archivos y desea crear un grupo común para todos, salte la primera parte y vaya directamente a creando un grupo común. Sin embargo, si desea que sea una carpeta compartida en su grupo personal, siga leyendo.
Crear un grupo de SharePoint personal
Abierto oficina.cominicie sesión y haga clic en el icono del iniciador de aplicaciones y elija SharePoint desde allí:
Haga clic en Crear sitio y elija un sitio de grupo (si hay personas específicas con las que desea compartir archivos) o un sitio de comunicación (si está creando un trabajo para toda la organización) para continuar:
Asigne un nombre a su sitio, agregue una descripción y haga clic en FIN.
Por lo tanto, se creará un grupo privado disponible exclusivamente para usted. Podrá agregar archivos para uso personal y compartir carpetas con otros si es necesario.
Agregar archivos a la carpeta de SharePoint
Mi consejo sería tener todas las imágenes reunidas en una carpeta. Sería mucho más fácil para usted encontrarlos y pegarlos en una plantilla, y si decide reemplazar o eliminar algunos, no será un problema en absoluto.
Para tener todas sus imágenes reunidas en un solo lugar y listas para usar en Plantillas de correo electrónico compartidas, cree una nueva carpeta en documentos pestaña:
Luego cargue los archivos necesarios a su nueva carpeta:
Alternativamente, puede simplemente arrastrar y soltar archivos desde su carpeta de SharePoint para agregarlos.
Cómo compartir una carpeta personal de SharePoint con colegas
Si no es el único que usará esas imágenes en sus plantillas, deberá compartirlas con su equipo. Si ya los agregó como propietarios/editores cuando creó un sitio, está bien. para ir 🙂 Omita este paso y vaya directamente a insertando esta imagen en Outlook.
Sin embargo, si olvidó agregar otros miembros a su sitio, o si hay nuevos usuarios con los que le gustaría compartir algunos archivos, siga leyendo.
Como ya mencioné, es mucho más conveniente tener todas las imágenes que desea usar en sus plantillas en una carpeta. Si es necesario, podrá encontrarlos y editarlos rápidamente. Y si quieres que otros usen las mismas plantillas con esas imágenes, solo tendrás que compartir la carpeta completa con ellos:
- Elija la carpeta requerida, presione el ícono con tres puntos y elija Administrar acceso:
- Haga clic en el signo más e ingrese los nombres o las direcciones de correo electrónico de los compañeros de equipo que les otorgan acceso (visor o editor, su elección) a su carpeta especial:
Consejo. Si solo hay unas pocas imágenes que le gustaría compartir con sus colegas, abra la carpeta, busque las imágenes que desee y compártalas una por una. El procedimiento será el mismo: tres puntos -> Administrar acceso -> signo más -> usuarios y permisos -> Otorgar acceso. Desafortunadamente, no hay forma de compartir varios archivos a la vez, por lo que deberá realizar este proceso varias veces.
Crear un grupo común para todos los miembros del equipo
Si sabe exactamente con quién compartir sus plantillas y desea tener un lugar común para almacenar sus datos, simplemente cree un grupo compartido. En este caso, cada miembro tiene acceso a todo el contenido y no necesitaría compartir carpetas de archivos por separado.
Abra SharePoint y vaya a Crear sitio -> sitio web del equipo y agregue propietarios o miembros adicionales a su equipo:
Consejo. Si desea compartir datos con toda la organización, cree un sitio de comunicación.
Ahora puede comenzar a cargar los archivos. Hay dos formas de ir:
- Ir a documentos pestaña, agregue una carpeta y comience a llenarla con archivos para usar en Plantillas de correo electrónico compartidas.
- Hacer clic Nuevo -> biblioteca de documentos y llene la biblioteca con el contenido deseado:
En caso de que tenga nuevos miembros del grupo o necesite eliminar a un antiguo compañero de equipo de su grupo compartido, haga clic en miembros en la esquina superior derecha de la ventana y administre la membresía del grupo allí:
Una vez que esté listo, regresemos a Outlook e intentemos insertar algunas imágenes.
Inserte una imagen de SharePoint en un mensaje de Outlook
Una vez que las imágenes se cargan y comparten, debe dar un paso más para agregarlas a sus plantillas. Este paso se llama ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] macro. Déjame guiarte desde aquí:
- Inicie Shred Email Templates, abra una nueva plantilla y elija ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] de Insertar macro lista:
- Inicie sesión en SharePoint, navegue a la carpeta requerida, elija la foto y presione Seleccionar:
Nota.Tenga en cuenta que nuestras plantillas de correo electrónico compartidas admiten los siguientes formatos: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.
- Establezca el tamaño de la imagen (en píxeles) o déjelo como está y haga clic en Ingresar.
Si no puede encontrar la imagen correcta, vuelva a verificar que coincida con los formatos admitidos y que haya iniciado sesión con la cuenta de SharePoint correcta. Si ve que ha iniciado sesión accidentalmente en la cuenta incorrecta, haga clic en «Cambia tu cuenta de SharePointicono para volver a registrarse:
Una vez que se agrega la macro a su plantilla, verá la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT con caracteres aleatorios entre corchetes. Sería la ruta única del archivo a su ubicación en SharePoint.
Aunque parece algún tipo de error, la imagen perfectamente normal se pegará en el cuerpo del correo electrónico.
¿Olvidaste algo?
Hemos hecho todo lo posible para que nuestro complemento sea lo más fácil de usar posible. Hemos creado una herramienta con una interfaz limpia, opciones simples pero convenientes y recordatorios suaves en caso de que te hayas saltado un paso.
Mientras hablamos de imágenes compartidas en carpetas compartidas, pueden aparecer algunas notificaciones. Por ejemplo, creó una carpeta personal en SharePoint, creó un equipo en Plantillas de correo electrónico compartidas y creó algunas plantillas con ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] macro. Si has leído este artículo detenidamente, te habrás dado cuenta de que falta algo. Sí, la carpeta aún no se ha compartido con otros. En este caso, el complemento te avisará cuando pegues una plantilla, verás el siguiente mensaje:
Es solo un recordatorio amistoso para compartir archivos con otros o elegir otra imagen de la carpeta compartida. En cuanto a la imagen, no se preocupe, se agregará a su correo electrónico tan pronto como haga clic en cerrar.
Sin embargo, si es usted quien pega la plantilla con una imagen no compartida, el mensaje se verá diferente:
No se insertarán imágenes hasta que el propietario de la carpeta le otorgue los permisos adecuados.
Eso es todo lo que quería contarles sobre ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] macro hoy, gracias por leer. Si decide probar nuestras plantillas de correo electrónico compartidas, siéntase libre de instalarlas desde Tienda de Microsoft. Si tiene comentarios para compartir, deje algunas palabras en la sección de comentarios;)
