Inserte una imagen en el correo electrónico de Outlook desde OneDrive usando plantillas de correo electrónico compartidas
Hoy vamos a echar un vistazo más de cerca al complemento Plantillas de correo electrónico compartidas y aprender más sobre sus opciones súper útiles para agregar imágenes. He reunido una serie de tutoriales en los que lo guiaré a través de todo el proceso, le mostraré diferentes enfoques para insertar imágenes y le diré los pros y los contras de cada uno.
Familiarícese con las plantillas de correo electrónico compartidas
Permítanme comenzar con algunas aclaraciones para aquellos que son nuevos en Ablebits y no entienden qué es. Nuestro equipo introdujo recientemente una nueva herramienta para Outlook y la llamó Plantillas de correo electrónico compartidas. Qué él ha hecho ¡Te ahorra tiempo! No es necesario escribir o copiar y pegar el mismo texto una y otra vez. Simplemente ejecute Plantillas de correo electrónico compartidas, seleccione la plantilla que desee e insértela en su correo electrónico. ¿Necesita mantener el formato, los hipervínculos, las imágenes o agregar archivos adjuntos? ¡Ningún problema!
Además, dado que Shared Email Templates es un complemento basado en la nube, puede usar las mismas plantillas en varias plantillas, no se perderá ninguna letra. Y si desea que otros tengan acceso a las mismas plantillas, puede crear un equipo y compartir sus plantillas con otros.
Ya que estamos hablando de imágenes hoy, déjame darte un ejemplo. Ahora que nos acercamos a las vacaciones, está a punto de enviarse un boletín de Navidad a todos los contactos. ¿Quieres pegar y editar el mismo texto una y otra vez en cada correo electrónico? ¿O prefiere presionar el ícono Pegar para que se agregue el texto necesario, el formato y, por supuesto, una postal de Navidad? Verá, una plantilla guardada previamente crea un correo electrónico listo para enviar con un solo clic:
Si cree que es demasiado difícil para usted y que sería mejor hacerlo a la antigua usanza, dedique a este artículo unos minutos de su tiempo. Confía en mí, te sorprenderá lo fácil que es;)
Cómo poner tus fotos en OneDrive
Es posible que se pregunte acerca de la ubicación de las imágenes que puede usar en las plantillas de correo electrónico compartidas. Te hablaré de todos los repositorios y lugares posibles en este tutorial y los siguientes, para que elijas el que más te convenga.
Me gustaría comenzar con OneDrive. En mi humilde opinión, esta es la plataforma más fácil para incrustar una imagen en su plantilla y compartirla con colegas si es necesario. Si eres nuevo en OneDrive y no tienes idea de qué es esta plataforma y qué debes hacer, no hay problema. He preparado una pequeña guía para ayudarlo a familiarizarse con OneDrive y disfrutarlo tanto como yo.
Sin embargo, si te sientes como un profesional de OneDrive, salta las dos primeras secciones y salta directamente a la creación de plantillas 😉
Primero, abramos OneDrive. Ir a oficina.com e inicie sesión. Luego haga clic en el ícono del iniciador de aplicaciones y elija OneDrive:
Consejo. Le recomiendo que coloque todos los archivos que usará en Plantillas de correo electrónico compartidas en una carpeta. Te ayudará a ubicarlos rápidamente (en caso de que necesites reemplazar uno de ellos, por ejemplo) y distribuirlos a otras personas si es necesario.
Hay 2 formas de colocar una carpeta con imágenes en OneDrive:
- Cree una nueva carpeta y luego llénela con los archivos necesarios:
Puedes agregar imágenes usando Carga o simplemente seleccione los archivos necesarios en el Explorador de archivos, arrástrelos y suéltelos en OneDrive. - Golpear Carga -> Plegablebusque la carpeta requerida en su computadora y haga clic en Abierto:
En un momento, los archivos elegidos se agregarán a OneDrive. Ahora tiene sus archivos en OneDrive. ¿Ver? ¡Fácil! 🙂
Para obtener más información, consulte:
Comparta su carpeta OneDrive con un equipo
Si desea que sus compañeros de equipo usen plantillas con algunas imágenes, deberá compartir no solo las plantillas, sino también las imágenes. Compartamos tus fotos:
- Reúna todos los archivos que va a usar en las plantillas compartidas en una sola carpeta en OneDrive, haga clic con el botón derecho en él y elija Administrar acceso:
- Una vez Administrar acceso aparece el panel, haga clic en el signo más. Luego, deberá ingresar las direcciones de correo electrónico de sus colegas, establecer el nivel de permiso (decida si desea que vean o editen el contenido de su carpeta) y presione Tener acceso:
Nota. Tenga en cuenta que este ejercicio no funcionará para su cuenta personal de OneDrive. Debe colocar y compartir archivos en el OneDrive corporativo al que usted y sus colegas tienen acceso.
Las carpetas que ha compartido con otras personas están marcadas con un pequeño ícono de una persona:
Si eres la persona con la que alguien compartió los archivos/carpetas, los verás en Dividido Sección OneDrive:
Ahora estás listo para la parte fácil. Insertemos una imagen en las plantillas de correo electrónico.
Cómo insertar una imagen de OneDrive en un mensaje de Outlook
Cuando esté listo, tiene los archivos en OneDrive y las carpetas necesarias se comparten con las personas necesarias, agreguemos esas ilustraciones a las plantillas. Introduje una macro especial para tales casos – ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] – que pegará la foto elegida en un mensaje de Outlook directamente desde OneDrive. Vamos paso a paso:
- Ejecute Plantillas de correo electrónico compartidas y cree una nueva plantilla.
- Abierto Insertar macro lista desplegable y elija ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:
- El complemento le pedirá que inicie sesión en su cuenta de OneDrive primero. Luego deberá navegar hasta la imagen requerida y seleccionarla para pegar:
- Se le pedirá que establezca el tamaño en píxeles. En otras palabras, debe definir el ancho y el alto deseados para la imagen pegada:
Verá la macro insertada en su plantilla con un conjunto de caracteres aleatorios entre corchetes. No hay error, equivocación o error, no es necesario editar nada 🙂 Es solo una ruta única a este archivo en OneDrive.
Aunque el texto entre los corchetes de la macro parece extraño, obtendrá una imagen perfectamente normal cuando pegue una plantilla.
Consejos y notas
Hay algunos puntos importantes que debo señalar. Primero, deberá iniciar sesión en su cuenta de OneDrive cada vez que cree o inserte una plantilla con ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] macro. Incluso si ha iniciado sesión en la aplicación OneDrive. Lo sé, es molesto, pero Microsoft está muy preocupado por su seguridad y no lo implementará. Un inicio de sesión característica todavía.
Además, no todos los formatos de imagen son compatibles. Esta es la lista de formatos que puede usar en nuestras plantillas de correo electrónico compartidas: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Además, hay un límite de 4 Mb para un archivo. Si sus imágenes no coinciden con estos criterios, simplemente no estarán disponibles en una lista corta.
Consejo. Si eligió la cuenta incorrecta, no es necesario cerrar el complemento y comenzar de nuevo. Simplemente haga clic en el ícono de la nube azul para cambiar entre sus cuentas de OneDrive:
Tenga en cuenta que si crea un conjunto de plantillas y decide compartirlas con el resto de su equipo, deberá proporcionar a sus colegas acceso a la carpeta OneDrive. Hemos cubierto este caso para usted, desplácese hacia arriba si se lo perdió.
Supongamos que ha creado algunas plantillas con ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] pero olvidé compartir la carpeta OneDrive con el resto del equipo. Podrá pegar dicha plantilla sin ningún problema, pero el complemento le mostrará una notificación cuando la pegue:
No se preocupe, es solo un recordatorio de que este archivo especial solo está disponible para usted y, dado que otros usuarios no lo han compartido, no podrán insertarlo. Tendrás esta imagen pegada inmediatamente después de hacer clic Colgar. Sin embargo, el usuario que intente usar esta plantilla recibirá el siguiente error:
No creo que tenga que decirte cómo solucionar este problema;)
Consejo. También puede agregar imágenes individualmente para cada usuario. ¿Suena increíble? Simplemente consulte esto: Cómo crear una plantilla de correo electrónico de Outlook dinámica para el usuario actual.
Eso es todo lo que quería decirte sobre la inserción de imágenes desde OneDrive. Espero que esta parte del tutorial haya sido clara y útil y que disfrute de la simplicidad y conveniencia de nuestras plantillas de correo electrónico compartidas. Siéntete libre de instalarlo desde Tienda de Microsoft y aplicar los nuevos conocimientos en la práctica 😉
Si queda alguna pregunta, por favor hágala en la sección de Comentarios. ¡Estaré encantado de ayudar!
