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Todo lo que necesita saber sobre el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google

Este tutorial lo ayudará a trabajar con el historial de versiones y el historial de edición de celdas en Hojas de cálculo de Google.

Google Sheets tiene muchas características beneficiosas. Uno de ellos es guardar hojas de cálculo automáticamente y mantener registros de todos los cambios realizados en el archivo. Puede acceder a esos registros, buscarlos y restaurar cualquier versión en cualquier momento.

¿Qué es un historial de versiones en Hojas de cálculo de Google?

Si está acostumbrado a hacer copias de hojas de cálculo o duplicar pestañas para grabar, es hora de dejar de abarrotar su unidad de disco 🙂 Hojas de cálculo de Google guarda automáticamente cada cambio ahora y mantiene registros de cada cambio para que pueda buscarlos y compararlos. Se llama historial de versiones.

El historial de versiones se implementa como una opción especial para Hojas de cálculo de Google y le muestra todos los cambios en un solo lugar.

Contiene las fechas y horas de las ediciones y los nombres de los editores. Incluso asigna un color a cada editor para que pueda ver qué cambió una persona en particular.

Cómo ver el historial de edición en Hojas de cálculo de Google

Nota. Esta funcionalidad solo está disponible para propietarios de hojas de cálculo y usuarios con permisos de edición.

Para ver todo su historial de edición en Hojas de cálculo de Google, vaya a Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones: Consulta tu historial de versiones en Hojas de cálculo de Google.

Consejo. Otra forma de acceder al historial de edición de Hojas de cálculo de Google es presionar Ctrl+Alt+Mayús+H en tu teclado.

Esto abrirá un panel lateral en el lado derecho de la hoja de cálculo con todos los detalles: Vea todas las versiones en un historial de versiones de Hojas de cálculo de Google.

Cada registro en este panel es una versión de la hoja de cálculo que difiere de la versión a continuación.

Consejo. Algunas versiones se empaquetarán. Notarás estos grupos después de un pequeño triángulo que apunta a la derecha: Un grupo de versiones para la hoja de cálculo.

Haga clic en el triángulo para expandir el grupo y ver todo el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google: Expanda las versiones incluidas.

Cuando explore su historial de versiones de Hojas de cálculo de Google, verá quién actualizó el archivo y cuándo (nombres, fechas y horas).

Haga clic en cualquier marca de tiempo y Google Sheets le mostrará hojas de contenido relacionadas con esa fecha y hora.

También puedes ver los cambios de cada editor. Seleccionar Mostrar los cambios cuadro en la parte inferior de la barra lateral: Muestra u oculta los cambios realizados por otros autores.

Verá instantáneamente quién actualizó las celdas, ya que sus colores de relleno coincidirán con el color de los círculos junto a los nombres de los editores en la barra lateral del historial de versiones de Hojas de cálculo de Google: Ver ediciones para cada autor.

Consejo. Para ver cada edición individualmente y navegar rápidamente entre ellas, use las flechas al lado Ediciones totales: Salta rápidamente a cada edición.

Cómo restaurar Hojas de cálculo de Google a la versión anterior

No solo puede ver el historial de ediciones en Hojas de cálculo de Google, sino también restaurar esta o aquella revisión en cualquier momento.

Una vez que encuentre la versión de la hoja de cálculo que desea recuperar, toque esa verde Restaurar esta versión botón en la parte superior: El botón para restaurar las variantes de la hoja de cálculo.

Consejo. Si cambia de opinión acerca de recuperar cualquier versión anterior, haga clic en la flecha para volver a su hoja de cálculo actual: Regrese a la hoja de cálculo sin recuperar las copias anteriores.

Nombre las versiones en el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google

Si está satisfecho con algunas variaciones de la hoja de cálculo, puede nombrarlas. Los nombres personalizados le permitirán encontrar rápidamente estas versiones en su historial de edición más adelante y evitar que otras versiones se agrupen con las nombradas.

En el menú Hojas de cálculo de Google, abra Archivo > Historial de versiones > Nombre de la versión actual: Opción para nombrar la versión actual de la hoja de cálculo.

Recibirá una ventana emergente correspondiente invitándolo a ingresar un nuevo nombre: Introduzca un nombre personalizado para la variante de hoja de cálculo.

Consejo. Puede nombrar sus versiones directamente desde el historial de versiones. Haga clic en el icono de 3 puntos junto a la variante que desea cambiar de nombre y elija la primera opción, Nombra esta versión: Agregue un nombre personalizado a cualquier revisión a través de Más opciones.

Introduce un nuevo nombre y pulsa ingresar en el teclado para confirmar: Cambiar el nombre de las variantes de la hoja de cálculo en el historial de edición.

Nota. Solo puede crear 40 versiones con nombre para cada hoja de cálculo.

Para encontrar rápidamente esta variante entre otras en el historial de edición, cambie la vista de Todas las versiones A Versiones con nombre en la parte superior del historial de versiones: Ver todas o solo las versiones nombradas.

El historial de versiones de Hojas de cálculo de Google solo incluirá variantes con nombres personalizados: Vea solo las revisiones con nombre en su historial de edición de Hojas de cálculo de Google.

Consejo. Puede cambiar o eliminar por completo el nombre más tarde usando el mismo Mas acciones icono: Cambiar el nombre o eliminar las opciones de nombre en el icono Más acciones.

Cómo hacer copias de versiones anteriores de archivos (o borrar el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google)

Quizás se pregunte por qué menciono acciones tan diferentes (copiar y eliminar) en el título de una sección.

Verá, muchos de ustedes se preguntan cómo borrar el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google. Pero la cosa es que no existe tal opción. Si posee una hoja de cálculo o tiene derecho a editarla, podrá ver su historial de edición en Hojas de cálculo de Google y restaurar versiones anteriores.

Sin embargo, hay una opción que restablece todo el historial de edición: copiar versión: Haga una copia de la variante de archivo requerida.

Elíjalo y obtendrá un nombre sugerido y un lugar en Drive para esa copia. Puede modificar ambos, por supuesto, e incluso compartir esta copia con los mismos editores que tienen acceso a la hoja de cálculo actual: Edite el nombre de la copia, elija su ubicación y decida si desea compartirla.

Golpear Hacer una copia y esa versión aparecerá en Drive como una hoja de cálculo individual con un historial de edición en blanco. Si me preguntas, es una alternativa bastante sólida para eliminar el historial de versiones de Google Sheets;)

Ver historial de edición de celdas

Otra forma de ver los cambios es verificar cada celda individualmente.

Haga clic derecho en una celda de interés y seleccione Mostrar historial de edición: Muestra el historial de edición de la celda.

Obtendrá instantáneamente la última edición: quién cambió esta celda, cuándo y qué valor tenía antes: Revise los cambios de celda.

Use esas flechas en la esquina superior derecha para revisar otros cambios. Google Sheets incluso dice si el valor se ha restaurado desde una de las versiones anteriores: Compruebe si se ha restaurado la edición.

Nota. Hay algunos cambios que Google Sheets no rastrea, por lo que no podrá verificarlos:

  • Cambios de formato
  • Cambios realizados por fórmulas
  • Filas y columnas agregadas o eliminadas

Eso es todo lo que necesita saber ahora mismo para realizar un seguimiento de los cambios de datos en Hojas de cálculo de Google y administrar y restaurar cualquier variación de su archivo en cualquier momento.

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