Todo lo que necesita saber sobre el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google
Este tutorial lo ayudará a trabajar con el historial de versiones y el historial de edición de celdas en Hojas de cálculo de Google.
Google Sheets tiene muchas características beneficiosas. Uno de ellos es guardar hojas de cálculo automáticamente y mantener registros de todos los cambios realizados en el archivo. Puede acceder a esos registros, buscarlos y restaurar cualquier versión en cualquier momento.
¿Qué es un historial de versiones en Hojas de cálculo de Google?
Si está acostumbrado a hacer copias de hojas de cálculo o duplicar pestañas para grabar, es hora de dejar de abarrotar su unidad de disco 🙂 Hojas de cálculo de Google guarda automáticamente cada cambio ahora y mantiene registros de cada cambio para que pueda buscarlos y compararlos. Se llama historial de versiones.
El historial de versiones se implementa como una opción especial para Hojas de cálculo de Google y le muestra todos los cambios en un solo lugar.
Contiene las fechas y horas de las ediciones y los nombres de los editores. Incluso asigna un color a cada editor para que pueda ver qué cambió una persona en particular.
Cómo ver el historial de edición en Hojas de cálculo de Google
Nota. Esta funcionalidad solo está disponible para propietarios de hojas de cálculo y usuarios con permisos de edición.
Para ver todo su historial de edición en Hojas de cálculo de Google, vaya a Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones:
Consejo. Otra forma de acceder al historial de edición de Hojas de cálculo de Google es presionar Ctrl+Alt+Mayús+H en tu teclado.
Esto abrirá un panel lateral en el lado derecho de la hoja de cálculo con todos los detalles:
Cada registro en este panel es una versión de la hoja de cálculo que difiere de la versión a continuación.
Consejo. Algunas versiones se empaquetarán. Notarás estos grupos después de un pequeño triángulo que apunta a la derecha:
Haga clic en el triángulo para expandir el grupo y ver todo el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google:
Cuando explore su historial de versiones de Hojas de cálculo de Google, verá quién actualizó el archivo y cuándo (nombres, fechas y horas).
Haga clic en cualquier marca de tiempo y Google Sheets le mostrará hojas de contenido relacionadas con esa fecha y hora.
También puedes ver los cambios de cada editor. Seleccionar Mostrar los cambios cuadro en la parte inferior de la barra lateral:
Verá instantáneamente quién actualizó las celdas, ya que sus colores de relleno coincidirán con el color de los círculos junto a los nombres de los editores en la barra lateral del historial de versiones de Hojas de cálculo de Google:
Consejo. Para ver cada edición individualmente y navegar rápidamente entre ellas, use las flechas al lado Ediciones totales:
Cómo restaurar Hojas de cálculo de Google a la versión anterior
No solo puede ver el historial de ediciones en Hojas de cálculo de Google, sino también restaurar esta o aquella revisión en cualquier momento.
Una vez que encuentre la versión de la hoja de cálculo que desea recuperar, toque esa verde Restaurar esta versión botón en la parte superior:
Consejo. Si cambia de opinión acerca de recuperar cualquier versión anterior, haga clic en la flecha para volver a su hoja de cálculo actual:
Nombre las versiones en el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google
Si está satisfecho con algunas variaciones de la hoja de cálculo, puede nombrarlas. Los nombres personalizados le permitirán encontrar rápidamente estas versiones en su historial de edición más adelante y evitar que otras versiones se agrupen con las nombradas.
En el menú Hojas de cálculo de Google, abra Archivo > Historial de versiones > Nombre de la versión actual:
Recibirá una ventana emergente correspondiente invitándolo a ingresar un nuevo nombre:
Consejo. Puede nombrar sus versiones directamente desde el historial de versiones. Haga clic en el icono de 3 puntos junto a la variante que desea cambiar de nombre y elija la primera opción, Nombra esta versión:
Introduce un nuevo nombre y pulsa ingresar en el teclado para confirmar:
Nota. Solo puede crear 40 versiones con nombre para cada hoja de cálculo.
Para encontrar rápidamente esta variante entre otras en el historial de edición, cambie la vista de Todas las versiones A Versiones con nombre en la parte superior del historial de versiones:
El historial de versiones de Hojas de cálculo de Google solo incluirá variantes con nombres personalizados:
Consejo. Puede cambiar o eliminar por completo el nombre más tarde usando el mismo Mas acciones icono:
Cómo hacer copias de versiones anteriores de archivos (o borrar el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google)
Quizás se pregunte por qué menciono acciones tan diferentes (copiar y eliminar) en el título de una sección.
Verá, muchos de ustedes se preguntan cómo borrar el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google. Pero la cosa es que no existe tal opción. Si posee una hoja de cálculo o tiene derecho a editarla, podrá ver su historial de edición en Hojas de cálculo de Google y restaurar versiones anteriores.
Sin embargo, hay una opción que restablece todo el historial de edición: copiar versión:
Elíjalo y obtendrá un nombre sugerido y un lugar en Drive para esa copia. Puede modificar ambos, por supuesto, e incluso compartir esta copia con los mismos editores que tienen acceso a la hoja de cálculo actual:
Golpear Hacer una copia y esa versión aparecerá en Drive como una hoja de cálculo individual con un historial de edición en blanco. Si me preguntas, es una alternativa bastante sólida para eliminar el historial de versiones de Google Sheets;)
Ver historial de edición de celdas
Otra forma de ver los cambios es verificar cada celda individualmente.
Haga clic derecho en una celda de interés y seleccione Mostrar historial de edición:
Obtendrá instantáneamente la última edición: quién cambió esta celda, cuándo y qué valor tenía antes:
Use esas flechas en la esquina superior derecha para revisar otros cambios. Google Sheets incluso dice si el valor se ha restaurado desde una de las versiones anteriores:
Nota. Hay algunos cambios que Google Sheets no rastrea, por lo que no podrá verificarlos:
- Cambios de formato
- Cambios realizados por fórmulas
- Filas y columnas agregadas o eliminadas
Eso es todo lo que necesita saber ahora mismo para realizar un seguimiento de los cambios de datos en Hojas de cálculo de Google y administrar y restaurar cualquier variación de su archivo en cualquier momento.
